FAXサービスを使うと届くのが遅い?

クラウドFAX送信

こんにちは。カスタマー・サポート部の宮崎です。

皆さんは、自分が送ったFAXが届くのが思ったよりも遅かった。という経験をされたことはありませんか?

日頃お客様からのお問合せを受けている中で、「送ったFAXが送信してから30分後に届いた」「いつもはすぐに届くのに、今日は10分後に届いた」「FAXサービスから送信したら届くのが遅くなった」といったお問い合わせを受けることがあります。

「FAXサービス経由で送信したから遅くなる」ということはありません。

今回は、FAX送信が遅くなる要因について記載させていただきます。

FAXの通信速度

FAX送信の所要時間は、通信に使用するFAXモデムの性能によりほぼ決まっており、インターネットのように回線の種類やパソコンの性能によって通信速度はかわることはありません。

一般に、A4サイズのビジネス文書を1枚送信する場合の所要時間は以下のとおりです。

・G3規格のFAXモデム(14,400bps)

G3FAXは、アナログの電話回線を利用して通信を行います。所要時間は約1分です。

・スーパーG3規格のFAXモデム(33,600bps)

G3 FAXを拡張した規格です。所要時間は約30秒です。

※トランザクトのFAXサービスの規格はスーパーG3です。

FAX通信の流れ

FAX通信は、まず受信側FAX機が自分の持つ最大の機能を送信側FAX機へ伝えることから始まります。

送信側FAX機は、送信側FAX機と受信側FAX機の両方が使える機能で、送信側が設定した最大の機能を選択します。

この制御情報のやり取りは、品質の悪い回線でも信号が確実に届くように遅い速度で行われています。

FAX通信に使用する機能が決まると、送信側のFAX機は決定したモデム速度で通信する事ができるかどうか、回線状況を調べるためのトレーニング信号を送りますが、回線状況が悪くエラーが発生すると、受信側FAX機はエラーを送信側FAX機へ伝えます。

エラー信号を受け取った送信側FAX機は、速度を落として再度トレーニング信号を受信側FAX機へ送ります。

送信側FAX機からの信号が正しく届くと、受信側FAX機はトレーニングが問題なかった事を伝える信号を送信側FAX機へ返します。

このトレーニング信号のやり取りは、エラーレートが規定内になるまで続けられるため、送信側/受信側どちらかの回線状況が悪いと、通信時間が長くなり、タイムアウトエラーが発生して届かないケースも発生します。

このやり取りに時間がかかることが、FAXが届くまでに時間がかかる要因となる。ということになります。

FAX通信に時間がかかる_FAX文書に起因する場合

①枚数が多い

FAXで送信する文書の枚数が多いと、その分通信時間が長くなります。例えば同じ文書であれば1枚のFAXよりも10枚のFAXを送信するほうが通信時間が長くなると言えば、分かりやすいですね。

②黒い部分が多い場合

FAXは、黒い部分が多いほど時間がかかります。特に、スキャンした画像や写真など、グレースケールの原稿は、極端に通信時間が長くなることがあります。

FAX通信の原理上、原稿の白黒の表れ方が細かいほど、送信に時間がかかります。

FAX通信の仕組み

FAX通信では、まず送信側のFAX機で画像データを読み取り、電気信号に変換します。変換した電気信号は電話回線を通じて受信側のFAX機へ伝送します。

この画像の読み取りには、電子結合素子(CCD)を使用します。判定には0と1のデジタル信号が使われており、0と1で分類された電気信号が電話回線を通じて相手側FAX機に送信されます。

受信側FAX機では受け取った電気信号を0と1のデジタル信号に応じて白と黒色に変換されることで、送信側FAX機から送られたデータを受け取ることが出来ます。

FAX通信に時間がかかる_受信側の状況に依存する場合

①相手側の回線がふざがっている

相手先のFAX機が送信中または受信中で、回線がふさがっている場合、いわゆるビジー状態のためFAXを受信できない状況となります。

一般的なFAX機には再送信機能があるので、再送で成功した場合はその分届くのが遅くなりますよね。

トランザクトの提供するFAXサービス「TransFax」にも、お客様のご要望に応じて再送回数を選択できるようになっています。

②用紙切れ/メモリ不足

相手先FAX機の用紙がなくなっていたり、メモリが足りないとFAX受信が完了せず、用紙の補給がされる、あるいはメモリがクリアされてから受信可能となるため、その分受信完了までに時間がかかってしまいます。

③回線が不安定

送信側あるいは受信側の回線が不安定な場合、通常よりも通信時間が長くなります。周辺で工事をしている影響でノイズが入り、一時的に通信が不安定になることがあります。「いつもはすぐに届くのに、特定の日だけ遅い」という場合は、このケースが考えられます。

まとめ

送信したFAXがいつ届いたのか?期限までに届いているのか?確認したいと思ったことはありませんか?

電話して確認すれば良いと思われるかもしれませんが、件数が多い場合手間もかかりますし、送信の都度電話されると、相手先の負荷にもなるかもしれません。

トランザクトのFAXサービスは、Emailでの結果通知や確認ツールを使ってFAXが相手先に届いたことが確認出来ます。また、オプションソフトウェアを使うことで、送信結果を一覧画面で確認したり、届かなかったFAXの再送信も簡単に実施することが可能です。

また、24時間365日の有人サポートサービスがございますので、お客様システムトラブルでFAXの送信結果がトレース出来ないといった場合、指定のフォーマットでご依頼いただけましたら、対象期間の送信結果一覧をご提供することが可能でございます。

トランザクトは、基幹系業務クラウドFAXサービスの専門企業として25年の実績があります。
FAXサービスご検討の際は、ぜひ下記の資料をご一読ください。