FAXサービス その紙、本当に必要ですか?

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FAXサービス その紙、本当に必要ですか?

こんにちは。
トランザクト 営業部の岩原です。

DX(Digital Transformation)やペーパーレスの推進が求められるようになった昨今ですが、
現状、当たり前になってしまっていると、それをなくす事に抵抗や不安があったり、そもそも変えられる事に気付かなかったりするものです。

直近、私が目から鱗だったのは、ある病院での出来事です。
皆さんは病院にかかった際、医療明細書はもらっていますか?

医療明細書、もらっていますか?

少し風邪気味だったので、薬を処方してもらうために内科を訪れていた時のこと。
狭い院内で、受診の順番を待っていると、
先に受診を終えたご年配の男性が、受付でお会計を済ませた後に
「こうゆうの、要らないんだけどな…紙が勿体無くない?」とおっしゃいました。

どうやら「こうゆうの」というのは、領収証と医療明細書の事のようでした。
受付の方は、少し困り笑いを浮かべながら、
「領収証はなくせないんですが…医療明細書ならなくせます。次回からそうしますね。」
と答えていました。

私は、「医療明細書は無くせる」という事実に少し驚きました。
私も、領収証は医療費控除で使う事があるので大事にとっておいていますが、
医療明細書はいつもシュレッダーにかけて資源ごみにしてしまっていました。
いつも渡されるものなので、勝手に「なくせないもの」「必要なもの」だと思い込んでいたのです。

無料=無駄にしていい?

それとは別にもったいないなとよく感じているものがあります。

それは、子どもが生まれてから動物園や水族館、遊園地でよく遭遇するようになった
「皆さんの記念のお写真を無料でお撮りしますよ~!」の写真です。

その場でカメラマンの方に写真を撮ってもらい、実際に印刷された写真を見て、

購入する場合のみ台紙などに入れて渡してくださるのですが、
購入しない場合は、その場でシュレッダーにかけられるかゴミ箱に入れられるというシステムのところが大半です。(よく撮れた時は買う事もあるのですが大抵はゴミ箱行き…)

某有名テーマパークでは、乗り物に乗った時に撮影されたものがアトラクションを出た後に画面表示があり、欲しければ買うシステムですよね。
色々なところで是非 記念写真の印刷をやめて、画面確認への変更を推進して欲しい…!と願うばかりです。
もしくは、買うつもりがないなら初めから撮らない、というのも大事ですね。

医療明細書についても、記念写真についても、
人は無料のものはとりあえずもらっておいたり、蔑ろにしてしまったりしがちですが、その「無料のもの」も紛れもない資源である事を忘れてはいけません。

資源を捨てていませんか?

前章でお話ししたのは、プライベートでの紙資源のお話しでしたが、
では、お仕事ではどうですか?

不要な広告のFAXを捨てていたり、
送り終えて不要になったFAXや間違えて刷ってしまった用紙を捨てていたりしていませんか?

弊社はクラウドFAXサービスの会社ですが、
実は2020年のコロナ禍に突入するまで、紙のFAXを根強く利用していたうちの1社です。

詳しくは、以前記載した「FAXサービス会社なのに紙でFAXしていた実態」の記事でご紹介しております。ご興味がございましたらご覧いただけますと幸いです。

FAXサービス会社なのに紙でFAXしていた実態
弊社は、クラウドのFAXサービスを提供している会社です。 もちろんずっと前から紙のFAXなんて使用していないんでしょ?と思われているかもしれません。 その実態について紹介致します。

 

紙でFAXを送っていた頃は、
毎日不要な広告FAXや送り終えたFAXを沢山捨てていましたし、
届いたFAXの管理(スキャンしてデータ化、ファイリング等)にも追われていました。
今は、自社サービスを利用し、outlookとメールワイズを使用して、
FAXをPDFで送受信するようにしています。

紙からクラウドFAXサービスに変えて良かった事

先程からお伝えしている紙資源の削減になる事はもちろん、
実際に使用して様々な利点を感じているのでご紹介します。

① テレワークに最適
会社に行かなくてもどこでもFAXの送受信が可能に

② 送受信日時が明白
タイムスタンプが無くても、メールで送受信履歴が残るので分かりやすい

③ 紛失しない
紙と違ってどこかに紛れてしまうリスクがない

④ データ化する時間・労力削減
PDFで届くのでスキャンしてデータ化する必要がなくなった

⑤ ファイリングする手間・場所・文具削減
PDFで届くので物理的に書類を保管するファイルや保管場所の必要がなくなった

⑥ 紙・インク・ゴミの削減
PDFで届くので無駄な紙やインクの使用、ゴミも0に!

 

決まった形の帳票が届く会社様では、
OCRと連携するとさらに自動でファイル名変更やフォルダ仕分けなども出来て大変便利です。

まとめ

当たり前のように不要な紙をゴミ箱に入れる手を一度止めて、
この紙は本当に必要なのか?
なくす事は出来ないのか?
紙きれ一枚のように見えて、
一人一人が考えて動く一歩が、豊かな資源を受け継ぐこども達の未来に繋がります。

その一つの手段として、弊社のクラウドFAXサービスをご検討いただけますと幸いです。

様々なアプリケーションとの連携が可能です。
貴社が現在抱えている課題やお悩みに対して、最適な解決方法をご提案させていただきますので是非一度お気軽にご相談くださいませ。

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クラウドFAX送信サービスの各種システム連携
クラウドFAXサービス「TransFax」は、帳票やOCRといった様々なアプリケーションと連携させることができるため、短納期で業務に適したFAX環境を構築することが可能です。
クラウドFAX受信サービスの各種システム連携
クラウドFAX受信サービスは、TransFAXが提携する様々なアプリケーションと連携可能。クラウドFAX受信+OCR+文書管理などの組み合わせソリューションも、柔軟かつ短納期で導入することが可能です。