FAXサービスのおすすめポイント!

クラウドFAX

こんにちは。TransActのブログにアクセスいただきまして、ありがとうございます。

新型コロナウィルス「オミクロン株」の新規感染者数が、2022年2月5日に100,000人/日を超えてしまいました。昨年まで、親族や友人知人に感染者はおりませんでしたが、先月から「陽性かもしれない」、「陽性になった」という話を身近に聞くようになりました。
弊社を含めテレワークを実施している企業がある中、業務上出社せざるを得ない方も大勢いらっしゃいます。
このような現状下において、少しでも出社回数の軽減により感染リスクを減らす。また環境問題への取り組みにもお役に立てるおすすめのサービスが「TransFaxサービス」です。

今回は、「TransFaxサービス」のおすすめポイントをご紹介したいと思います。
よろしければ、最後までお付き合いください。

「FAX送信サービス」のおすすめポイント!

まず最初に、FAX送信サービスのおすすめポイントをご紹介いたします。
・FAX送信ファイルの電子化(pdf、tiff等)によりペーパーレス化を実現
・ペーパーレス化によりFAX送信文書の印刷、破棄、紙による保存が不要(経費削減)。
・PDF/ZIPパスワード設定に対応。
・多彩なインターフェイスで基幹システム、帳票サービスとの連携によるFAX送信自動化
・大量FAXのバッチ処理による一括送信でFAX送信処理の時間短縮。
・1件当たりの最大送信枚数の設定が可能。
・同一FAX番号への送信時、順番待ち機能で話中による不達を回避。
・ページヘッダー機能により「日時、TSI、ページ数」を付与。
・すべて高画質モードで送信するため画質がきれい
・自動リトライ機能による着信率の確保。
・FAX送信結果をメール等で通知(他の方法でも結果取得が可能)。
・低価格で海外へFAX送信が可能。
・etc.

お客様のシステムと弊社サービス連携利用においては、環境構築後ほとんどの企業様が長年継続利用いただいております。

「FAX送信サービス」のおすすめポイント!

続いて、FAX受信サービスのおすすめポイントをご紹介いたします。
・FAX受信ファイルの電子化(pdf、tiff等)によりペーパーレス化を実現。
・ペーパーレス化によりFAX受信文書の印刷、破棄、紙による保存が不要(経費削減)。
・XMLファイルによる受信情報の取得。
OCRシステムとの連携による受信FAXのデータ化
・弊社サービスの仕様特性により話中にならず同時着信(受信)が可能
・FAX出力した文書をスキャンしてデータ化するより画質がきれい。
・弊社より0120、0800着信課金番号の発行により取引先の通信コスト軽減。
また、既存の着信課金番号は弊社へのナンバーポータビリティにより継続利用が可能。
・etc.

「テレワークを実施しているが受信FAXの仕分け、入力業務のためだけに出社することを無くしたい」という内容のご相談を多数頂戴しております。
また、弊社FAX受信サービスとOCRシステム(サービス)との連携による受注業務、コールセンター業務等効率化が図れます。

「両サービス共通」のおすすめポイント!

・お客様環境のFAX送信設備(FAXサーバ、大量の自社回線等)が不要。
・インターネット接側出来る環境があればサービスが利用可能。
・インターネット接続環境があれば災害や、オフィス計画停電時もFAX受信が可能(BCP対策)
・TLSによるインターネット通信の暗号化に対応。
・outlook等のメーラーを利用してFAX送受信が可能。
・社外からVPN接続等で社内ネットワークにアクセスすればFAX送受信が可能となりFAX業務のため だけに出社する必要が無くなります。
・etc.

以上、弊社FAXサービスの主なおすすめポイントはいかがでしょうか?

「オプションソフトウェア」のおすすめポイント!

最後に、弊社サービス専用の2つのオプションソフトウェアの主要機能についておすすめポイントをご紹介いたします。

①‐1 FaxMaster Lite(送信結果管理)
FAX送信結果を一覧表示
・利用ユーザー単位で履歴閲覧範囲やジョブ削除、再送信等の権限を設定。
・FAX送信結果をメールで通知。
FAX再送信が容易(再送時に宛先FAX番号の変更可能)。
・送信ファイルのプレビュー。
・不達ジョブが残っている日付フォルダへマーカー表示。
・etc.

②-1 ecoFAX(送受信結果管理)
*FAX送信結果管理につきましては、FaxMaster Lite同様の機能を搭載。
FAX受信履歴を一覧表示。
・FAXサービス受信番号&顧客マスタにより受信ファイルを指定の保存フォルダへ自動仕分け
FAX自動返信(FAX受領返信等)。
・FAX受信をメールで通知。
・受信ファイルのプレビュー。
・利用ユーザー単位で履歴閲覧範囲やジョブ削除等の権限を設定。
・受信FAX文書のステータス表示(編集済、FAX送信完了等)。
・etc.

②-2 FAX Sorting (ecoFAXと連携するクライアントソフトウェア)
FAX受信ファイルの編集(受領スタンプ、納期等のコメント付加、定型コメントの登録、本ソフトから受信履歴画面へメモ入力等)。
・編集後のFAX文書をFAX送信、または指定フォルダへ保存。
・重複処理防止機能。
・etc.

③ 両ソフトウェア共通
・お客様環境の開発不要でFAX送受信履歴の一元管理。
・お客様環境に導入いただくソフトウェアのため、帳票データ等を自社サイトで管理
・各拠点、部門単位での送受信ジョブ閲覧(管理者は全件閲覧可能)。
・顧客マスタ登録による取引先名やFAX番号、送受信日等で履歴を検索。
・一定回数ログイン失敗時のIDロック機能による不正ログイン防止。
・一定期間経過したデータの自動削除設定。
・送受信ジョブごとのメモ入力。

まとめ

弊社FAXサービスの総合的なおすすめポイントは・・・
FAX業務に関する出社回数の軽減。
・FAX業務の効率化による時間短縮、複合機や紙の保存スペース削減等により経費削減。
・お客様のFAX文書をサービスに保存しない安全設計。
・拠点、部門ごとに請求を分けることが可能。
ペーパーレス化による環境問題への取り組みに貢献。
・24時間365日サービス稼働状況をモニタリング。
・24時間365日の有人カスタマーサポート。

このようにFAXサーバーや複合機と比較して多数の採用メリットがあります。
TransFaxサービスにご興味いただけましたら、お電話または弊社ホームページよりお問合せください。オンライン相談も承っております。

最後までご高覧くださいまして、ありがとうございました。