FAXサービスはメールでも使えます！

トランザクト営業部の菊池です。

在宅業務が浸透して早1年が経過しますが、皆さん日々の業務でのやり取りはなにを使われていますか？チャットツールでのやり取りや、メールでのやり取りも以前よりもいっそう増えたのではないでしょうか。

私の場合は、以前から履歴が残るようになるべくメールでのやり取りを心がけていましたが、コロナ渦になってからはお客様が会社に不在な場合が多くなりちょっとした電話でのやり取りもメールでのやり取りが多くなった気がします。メールであれば社外からでも、在宅で自分の家にいたとしても簡単に内容を確認して対応ができます。

ですが、紙のFAXでのやり取りとなるとそうはいきません。出力された紙帳票を手にして初めて内容が確認できるので、そのためにわざわざ会社に出社するのは億劫ですよね。「FAXもメールみたいにやり取りができれば楽になるのに…」と思ったことはありませんか？

メールで利用できるFAXサービスはどのようなものがあるのでしょうか。

FAXサービスをメールで使うってどういう仕組み？～送信編～

メールでFAXときいてもイマイチどうやったら使えるのか、あまりイメージがピンと来る方はあまりいないと思います。

ブラウザからログインして何かしらのサイト使うのか、自分のデスクトップから利用するのか、基幹システムのメール機能を活用できるものなのか…？

使うのにややこしい手順が必要だったりすると「じゃあ複合機から送れば良いや」となってしまいます。いつもメールを使うような要領で使えて、なるべく簡単な方法のサービスを利用したいですよね。簡単に使えると嬉しいですが、とはいえ誰でも使えてしまうのは不安です。IDとパスワードで管理していたとしても、情報が漏れてしまって関係ない人が使えてしまうこともあり得えます。

サービスを使うID情報としてfromのアドレスを利用する場合であれば、誰がいつ、どのくらいの量を使ったのか分かるので安心です。たとえば、事前にクラウドに登録されたメールアドレスからのメール送信のみを受け付ける設定となっているサービス。サービス側で登録されていないアドレスからFAX送信のリクエストがきてもFAX送信が実行されないので、第三者が無暗に使うことはできない仕様となっています。

FAX送信の方法と普段メールを送信する方法が一致していれば、使い方がすぐにわかりますよね。宛先(TO）に送り先のFAX番号を「FAX番号@faxmail.com」というメールアドレス形式で入力、添付ファイルに送信するFAX帳票を添付し、メールを送信。メールを使う際と同じ操作方法で分かりやすいのと同時に、FAXを利用しなくなった場合も同じ要領でメールとして帳票を相手先に届けることができます。社内のシステムや運用ルールが変わった際にも柔軟に対応できるのは嬉しいですね。

クラウドFAX送信サービスの送信方法

お客様のご利用環境や用途にあわせてクラウドFAX送信環境を構築できるよう、接続方式としてメール/SOAP/FTPの3つのインターフェイスをご用意しています。

FAXサービスをメールでつかうってどういう仕組み？～受信編～

FAXを受信する際はより大変です。

例えば在宅勤務でFAXを送って欲しいと言われた場合、近くのコンビニからFAXを送信するという方法もありますが、一方コンビニでFAXの受信はできません。

FAX送信については取引先から「メールでも良い」とOKを貰えればPDFファイルを添付したメールを送れば問題ありませんが、逆にメールのようにFAXを受信するには何かしらのサービスを介す必要があります。

また、FAX受信サービスの場合は一部の特殊な番号は引き継ぐことは可能ですが専用の受信FAX番号をサービス側から提供され、専用の受信FAX番号宛にFAXされた帳票を電子化するサービスが多いです。

しかし「得意先にも浸透している番号を変えるのは困る」というお話もよく伺います。その場合はご契約されているFAX番号のキャリアで提供している「電話転送サービス」を使って、専用の受信FAX番号宛にFAXを転送していただくことで解決できます。(電話転送サービスの詳細については各キャリアによって内容が異なりますので、ご確認ください)

番号は変わらず、サービスを利用して在宅でもいつでもどこでも、メールでFAXが受信できるようになったら便利ですね。メールでFAXを受信する際に、指定の受信アドレスへ件名に送信元の情報を付与した状態でメールを届けるサービスもあります。

この機能を活用することで、件名から送信元の情報を抜き出し、受信したメール(FAX）を振り分けることも可能です。RPAを使って自動で振り分けるケースや、OCRの振り分け機能を活用して受信帳票の内容もデータ化したりと、活用方法や手段は様々です。OCRに関しては、FAXサービスと組み合わせて使うことで一度紙の帳票をスキャンする必要がなくなりますので、読取精度を向上させることにも繋がります。

最近ではまずは紙でのFAXのやりとりだけでなく、AI-OCRやRPAを組み合わせてデータ化や基幹システムとの連携を実現したいというお声もよく耳にします。最初からデータ化までを実現したいというケースもあれば、「まずはFAX部分だけでも電子化したい！」というケースもあり段階的に進めていくことも可能です。業務で実現したいことやスケジュールに合わせて、どのタイミングで何を実現したいのか考えていただいた上で、導入するサービスを検討いただくと良いのかもしれません。