FAXサービスから送信するとFAXが届かない?

クラウドFAX送信

こんにちは。トランザクト カスタマー・サポート部の宮崎と申します。

日々お客様からのお問合せ対応をしておりますが、時々「FAXを送信したが、相手先に届かない」というお問合せを受けることがあります。

今回は、一般的に「FAXが届かない」場合のよくある原因について、簡単に解説させていただきます。

クラウドFAX送信サービスの特長
TransFaxは、企業の基幹業務に特化したクラウド型のインターネットFAXサービスです。導入コスト・運用コストを抑え、さらに運用が手離れすることにより見えないコストも軽減されます。帳票ソフトや基幹システムと連携させることで、⼤量の帳票データを効率よくFAX送信することが可能です。

FAXサービスから送信するとFAXが届かない?

お客様から、FAXが届かない。原因を調べて欲しい。というお問合せを受けることがあります。

FAXサービスで「届かない」というお問合せですが、FAXデータを渡す際に何らかの不具合が発生しエラーとなる場合と、データ受け渡しは成功となっているが、FAX送信時に相手側FAX機に届かない場合があります。

時には以前は届いていたのに、FAXサービスを利用するようになって届かなくなった。というお問合せを受けることもございます。そのような場合、どのようなエラーが発生しているのか?FAXサービス利用が関連しているのか、調査させていただいておりますが、大半は受信側のFAX機や回線状況に起因します。従いまして、FAXサービスを使って送信しているから届かない訳ではないケースが大半です。

今回は、データ受け渡しは成功しているが、相手側FAX機に届かない「一般的なFAX通信時にエラーとなる」ケースについて解説させていただきます。

FAXが届かない場合の主な原因

■ビジー(話中)

最もよくある不達理由は、ビジー(話中)です。相手先のFAX機が通信中(送信中または受信中)でFAXが受けられない状況です。枚数の多いFAXを送信あるいは受信すると、その分通信時間も長くなるため、回線を占有する時間が長くなります。

■FAXトーン以外を検知(音声応答)

「おかけになった番号は現在使われておりません」や「番号が変更になりました」等の自動音声メッセージが流れるケースです。移転等で相手先FAX番号が変わったケースです。番号変更を知らずに、FAXを送られている場合等に多く見受けられます。

また、切替式のFAX機で人が出た場合も同様のエラー理由となります。

■コールするが応答なし

回線はつながりコールはするけれども、FAXトーンに切り替わらないケースです。FAX機の紙切れやメモリ不足で受信出来ない状態、FAX機の電源が入っていない場合に発生することが多いようです。

以前相手先が夜間はFAX機の電源を切っていたいたために、日中は届くのに夜間はFAXが届かなかった、というケースがございました。

■通信中に接続が切れた

FAX送信の通信中に接続が切れてしまうことがあります。考えられる原因ですが、通常近隣の工事等何らかの原因で、一時的に通信レベルが劣化し、主に改ページ信号、FAX送信完了信号が正常にやりとりできていない場合に発生することが多いようです。

また、FAX受信側で館内回線(PBX等)に何らかの変更をおこなった、着信側の回線キャリアを(IP回線などに)変更した、受信側FAX機を変更した、メモリが不足している等が原因となることも、一般的に考えられます。

FAX機のECM(エラーコレクションモード)をONにしていただくことで、改善する可能性がございます。

※ECMは、国際的に決められた規格による機能で、電話回線の影響で正しく送信できなかったときに、その部分を自動的に送信し直す機能です。

■タイムアウトエラー

一般的なFAX通信規格の「G3」は、一般的な電話回線を通じてデジタル化された画像データを伝送する方式で、最も広く普及しており一般的なFAX機のほとんどが対応しています。通信スピードは14.4kbpsです。G3の伝送速度を33.6kbpsに高速化した「スーパーG3」という通信規格も普及しています。

FAXは、通信時に送信側と受信側で伝送速度や機能について、信号のやり取りをします。
ノイズ等によるエラーが発生した場合は、送信側は伝送速度を一段落として受信側に通信信号を再送します。このやり取りが長くなってしまうとタイムアウトエラーが発生します。

タイムアウトエラーについても、FAX機のECM(エラーコレクションモード)をONにしていただくことで、改善する可能性がございます。

FAXの再送

届かなかったFAXは、再送する必要があります。

TransFaxには、⼀回の送信でFAXが届かなかった場合、お客様のご希望に沿った設定が可能な自動再送信機能がございます。また、通常は同一番号宛てに大量送信された場合、バッティングによる不達が発生することを防ぐため、同一番号宛のジョブが順番待ちになる仕様となっております。

届かなかった理由がビジーだった場合は、時間をおいて再送するしかない状況ですが、この自動再送機能が有効です。

自動再送の規定回数再送しても届かなかった場合、お客様側での再送対応が必要となります。トランザクトが提供する専用ソフトをご利用いただきますと、結果管理と再送を簡単に実行することが出来ます。

まとめ

トランザクトでは、月毎に成功が1件もない番号の確認調査を行っております。原則として、月次の不達件数が10件以上の番号を対象として、対象となった番号情報をお客様にご連絡しています。

また、24時間365日モニタリング業務を実施しておりますので、同一番号宛てに大量送信されていることを検知した場合、お客様に確認の連絡をさせていただいております。(過去に、システムの異常で同一番号宛てに数百件のFAX送信されたお客様がいらっしゃいました)

システムの異常や番号変更に気づくきっかけとなり、少しでもお客様業務の一助になれば幸いです。

トランザクトは、基幹系業務クラウドFAXサービスの専門企業として25年の実績があります。
FAXサービスご検討の際は、ぜひ下記の資料をご一読ください。