FAXサービスの疑問を解決

みなさんこんにちは。カスタマー・サポート部の宮崎です。

カスタマー・サポート部では、日々お客様からお問合せを受け、お問合せ内容について調査・回答しています。

お問合せいただく内容は、FAXサービスならではの問題ではなく、一般のFAX回線でも発生する問題が原因であることが多く見受けられます。

特に最近お問合せを受けた中から、お問合せの内容と原因について記載させていただきます。

回線は塞がっていないのに、話中エラーでFAXが届かない⁉

通常「話中（ビジートーンを検知）」で不達となった場合、考えられる原因として、相手側FAX機が送信中または受信中で回線が塞がっている状況が考えられます。

ただし、複合機から送信すると正常に送信出来るが、FAXサービス経由だと必ず不達になる。確実に相手先の回線が塞がっていない時間帯でも「話中（ビジートーンを検知）」で不達になる宛先がある。

とのお問合せを受けたことがあります。

相手先様にもご協力いただき、テスト送信をさせていただきましたが、確かにトランザクトのFAXサービス経由だと届かず、複合機からテスト送信したFAXは問題なく届く状況でした。不達理由は「話中（ビジートーンを検知）」です。

原因が分からず色々と調べてみたところ、相手先FAX機に迷惑FAX番号として登録されていたことが判明し、FAXサービスの送信元番号を迷惑FAX番号リストから解除いただくことで解決しました。

なぜ迷惑FAX番号リストに登録されたのか？確認したところ、FAXを送信されるお客様の送信リストの不備により、誤って電話番号にFAX送信されていたことが原因でした。

複合機でも、送信出来なかった場合リトライ（再送信）する機能がありますが、トランザクトのFAXサービスにもリトライ機能があります。（デフォルトは3回となっています）

1回の送信で3回コールされるので、不達となって再送された場合は再送回数×3回コールされることになります。※複合機からFAX送信している場合は、すぐに人が出ることに気づけますが、システムからFAX送信している場合は、タイムリーに気付くことが出来ないことが想定されます。

電話に出るたびにFAXトーンが鳴ることが続いて、「これは迷惑電話だ」と判断し、登録されてしまったようです。お客様より相手先様に状況を説明し、迷惑電話登録を解除いただいたことで、解決しました。

上記のお問合せ例では、FAX機に迷惑番号を登録されていましたが、迷惑電話防止システムに登録されている可能性もあります。これは、契約者が迷惑電話番号と判断した番号をサービス提供会社のサーバーに登録依頼し、そのデータベースを基に登録された番号を自動的にブロックするものです。そのため、他の利用者が迷惑電話ではない番号を「迷惑電話番号」と報告し、サービス提供会社のサーバーに登録されてしまった場合、該当迷惑電話防止システムを利用している顧客全てが送信出来なくなってしまうことになるので、注意が必要です。（もちろん解除依頼は出来るようです。）

クラウドFAX送信サービスの特長

TransFaxは、企業の基幹業務に特化したクラウド型のインターネットFAXサービスです。導入コスト・運用コストを抑え、さらに運用が手離れすることにより見えないコストも軽減されます。帳票ソフトや基幹システムと連携させることで、⼤量の帳票データを効率よくFAX送信することが可能です。

FAXの端が切れて出力される

お客様から、「特定の宛先だけ、FAXの端が切れて出力される」とのお問合せを受けることがあります。

原因として考えられるのは、一般的に宛先FAX機の紙出力時の印刷マージンが少ないため、切れてしまうケースが多いです。紙出力時の印刷マージンは、メーカーや機種により異なります。

FAX自動縮小設定をONにしたり、縮小率を変更することで改善される可能性があります。

上記は受信側の設定ですが、FAXを送信する側の設定で改善する可能性もあります。

帳票用紙サイズが正しいでない場合も端が切れて出力される原因として考えられます。

一般的な用紙サイズ　A4：210×397mm 　A3：297×420mm　B4：257×364mm

上記サイズで作成されていても、相手先FAX機の余白が狭い場合は端が切れてしまったり、1枚多く出力されてしまうケースがあります。

トランザクトのFAXサービスでは、帳票の余白は上下左右それぞれ2cm以上を推奨しています。

結果通知が届かない

トランザクトのFAXサービスは、Emailでの結果通知メールや確認ツール、オプションソフトウェアを使ってFAXが相手先に届いたことが確認することが可能です。

その中でも、Email で結果通知を受け取っているお客様から、「結果通知が届かない」とのお問合せを受けることがあります。

こういったお問合せを受けた場合、FAXサービス側ネットワークのメールサーバーログを取得して確認しますが、ネットワーク側からは問題なく送信されている（dsn=2.0.0を取得出来ている）ことが大半です。

ではなぜ結果通知メールが届かないのか？一番多いのは、迷惑メールフォルダに振り分けられていた。というパターンです。既読にする操作をしたつもりが削除キーを押していたというケースもありました。

また、セキュリティ関係のサービスのリレーサーバーでリジェクトされていたというケースもありました。

なぜ急に結果通知メールが「迷惑メール」となってしまったのか？

導入しているセキュリティサービスのポリシーが変わって、「迷惑メール」と判断する基準が変わったものと推測されます。（例えば同一送信元からXX件以上のメールを短時間に受信した等）

PCであれば、迷惑フォルダに該当メールがないか？を確認すれば分かりますが、メール関連システムのファイヤーウォールやセキュリティソフトでリジェクトされてしまうと、クライアント側では分からないので、情報システム部門に確認いただく必要がでてくるかと存じます。

dsn=2.0.0とは？

DSN（Delivery Status Notification）は、電子メールの受信側のサーバが、送信者側にメールの配送状況を通知する仕組み。また、そのために送信されるメッセージです。
2.0.0はSMTP応答コードです。2XXは成功、4XXは一時的なエラー、5XXは永続的なエラーを意味します。5XXは存在しないアドレス宛てに送信された場合等に返ってくるエラーコードです。