デジタル化が進んでいる中、ビジネスシーンにおいてアナログなコミュニケーション手段である「『FAX』を利用していない企業はほとんどいない」と言っても過言ではないでしょう。しかし、FAXを利用する度に、自席を離れ時には同僚と2人で確認しながらFAX送信している。なんてことはないでしょうか？
システム連携で大幅にFAXを効率化できるサービスがあることを解説します。
FAX送信業務のシステム連携とは？
序章に記述したとおり、各企業様の業務において、「購買発注」、「見積書」、「納期回答」、「請求確認」、「支払通知」、「出荷指示」等、EDIやメールなどを利用しつつ取引先企業の環境に依存してFAXでのコミュニケーションを行っている業務が多々存在しています。
1通のFAXを送信するために原稿をプリントアウトして、企業のコンプライアンスによってはFAX誤送信を防止するために2名で確認しながら複合機からFAX送信を行っている。ことも少なくないと言われている状況です。
この業務がFAXサービスと帳票生成システムと連携することで大幅に効率化できるのです。
現代社会で取引先の企業データベースを構築していない企業は皆無でしょう。この貴重な取引先データベースと帳票生成ツールを活用して自席、または在宅業務の自宅やサテライトオフィスからのFAX送信業務を実現できると、業務効率化となかなか見えない人件費のコストダウンの両立が可能となるのです。
弊社のFAX送信サービスをご利用いただいている9割以上の企業様が、この対応のためにご利用いただいています。インターネット接続環境があれば場所に依存せずシステム連携でご利用いただけますので、FAX業務に関わっている従業員様の負担軽減になります。
システム連携でサービスをご採用いただいた企業様の主なメリットは、「複合機に行かなくてもFAX送信可能」、「出社しなくても外部からVPN等で自社システムへアクセス出来ればFAX送信が可能」、「ピーク時に合わせた自社FAX回線の設備が不要」、「自社システムのデータ連携により誤送信がなくなる」、「メールによる通知によりFAX送信結果が自席（自宅）で把握できる」等が挙げられます。
FAX受信業務のシステム連携とは？
2020年から流行している【covid-19】対策における『テレワーク（在宅勤務）』。
しかしながら、「FAXによる受注を行うために当番制で出社している。という状況を改善したい。」等のお問合せが急増しました。
この課題を改善できるFAX受信サービスがあるのです。
弊社のFAX受信サービスでは、受信したFAXをクラウド上でPDFファイル、またはTIFFファイルに変換。送信元の情報や受信日時等の情報をお客様へお届けします。既に構築済の受注システム等への連携も可能ですし、別途OCRシステムを取り入れて半自動でデータ化の実現も可能となります。
送信業務同様にFAXサービスを取り入れることで、受注業務のためにわざわざ複合機にFAXを取りに（確認しに）行ったり、当番制で出社したりしなくても対応可能となるわけです。
また、FAXサーバ構築済の企業様におかれましてもピーク時に合わせた回線の引き込みでオフピーク時に能力が有り余っている状態等、膨大な回線数を保有してシェアードサービスを提供しており、特別な仕様で運用しておりますので、同時着信（受信）でも話中にならず安心してサービスをご利用いただけます。
FAX送受信業務をシステム連携すると
上述のように『アナログ』とされているFAX業務を、デジタル（IT）化できるサービスとなりますので、企業規模、送受信ボリュームを問わず実績多数の弊社サービスをご活用いただければ、必ずや貴社のFAX業務の効率化にお役立ていただけると自負しております。
まとめ
これからの時流として、『INS回線廃止による自社内構築のFAXサーバや、複合機によるFAX業務からの脱却』が必須となっていくでしょう。
ぜひ貴社システムとの連携が可能となるTransFaxサービスにご興味いただけましたら、弊社ホームページよりお問合せください。
なお、弊社サービスとシステム連携のための自社開発が困難な企業様には、弊社FAXサービス連携専用のソフトウェアをご用意しております。
FAXサービスに興味をお持ちいただけましたら、下記から資料ダウンロードが可能です。
