こんにちは。株式会社トランザクト 営業部の大和田です。
TransActのブログにアクセスいただきまして、誠にありがとうございます。
新型コロナウィルスの新規感染者数が、再び落ち着いてきたと見える今日この頃ですが、皆さまいかがお過ごしですか。
私はインターネットやテレビ放送されている『アジア競技大会』にはまっており、連日家族と声援を送っています。金・銀・銅とメダルの色に関わらず日本代表選手のメダル獲得数も着実に増えており、今後の活躍になお一層期待を寄せているところです。
本大会の競技種目によっては2024年の夏に開催されるパリオリンピックの出場枠を掛けた戦いもあり、より必死さを感じています。
また、並行して開催されているパリオリンピック予選を兼ねたワールドカップバレー2023も大変な盛り上がりです。5連勝で勝ち進んでいた女子日本代表チーム『火の鳥NIPPON』は惜しくも本大会でのパリ行きの切符を逃してしまいましたが、来年のオリンピック予選、NATIONS LEAGUEで更なる活躍を期待しています。
明日から始まる男子日本代表チーム『龍神NIPPON』も頭脳プレイや迫力あるサーブ、スパイクが大変楽しみです。
普段あまりスポーツに興味が無い方も、ある方も「がんばれニッポン！！」みんなで応援しましょう！
さてさてスポーツの話題はこの辺にして、今回は先日リリースされたTransFax受信サービスとの連携サービスを中心に業務効率化の参考情報をご案内しようと思います。ほとんどの企業が業務における「無理・無駄・ムラ」を排除することで、業務を効率的に行えるよう取り組まれていると認識しています。業務には様々な分野があり、それぞれの効率化に適したITツール、サービス、RPA、CRM、アプリケーション等を導入して効率化を図っていることと存じます。
FAX業務に関するお客様の生の声
まずは、現在複合機を利用されFAX業務を行っているお客様からのご相談があり、打合せを行った際の生の声をご紹介します。
こちらのお客様は外資系の機械メーカーで、部品の受注や納期回答等でかなりの量のFAXをさばいているとのことでした。外国人のご担当者と会話しましたが、冒頭に「海外の本社ならびに拠点ではメールがメインでFAXはほとんど利用していないのですが、日本では驚くほどFAXが多いいです。」とのコメントからスタートしました。
「FAXの何がお困りですか？」と尋ねたところ「送信では複合機のPC-FAX機能を利用しているが、製品マニュアル等の枚数が多い資料をFAXするとき一度に送信できる枚数が制限されるため送信作業を複数回に分けなければいけない。そして1回ずつ待たないと次の送信に進まない。」
また「受信に関しては一旦紙出力して受注入力や出荷手続きを行い、その後スキャンしてデータ保存している。」等、その他にもお困りになられている業務効率課題がありました。
この記事を読んでくださっている皆さまの業務でも同じような課題がある方がいらっしゃるのではないでしょうか？
FAX送信業務に関する課題解決案
その後、送信と受信の課題を分けて会話を進めました。
まずFAX送信ですが、FAX文書の作成およびFAX送信宛先の指定についての状況を確認したところ、「お客様が採用している基幹システムでFAX文書（PDFファイル）の作成が可能、且つそのPDFファイルをメール添付で送信する機能がある。」とのことでしたので、弊社送信サービス向けにメール連携を提案しました。
後日テストアカウントの準備を行い基幹システムとのメール連携テストを実施。当初文字化け出力がありましたが、PDFファイルを埋め込みフォントにしていただくことで解決。また、1件当たり複数ファイル添付で100ページ超のFAX送信も難なくクリアしました。
この検証により高評価をいただき、FAX送信の課題を解決し、業務効率化の実現となりました。
FAX受信業務に関する課題解決案
続いてFAX受信についてですが、冒頭に記述しましたTransFax受信サービスとの連携ソリューションを利用した業務効率化のお話になります。
こちらのお客様は国内拠点の一部業務でサイボウズ社がサービス展開しているKintoneを利用されていました。よくよく話を伺うと、「受信したFAXを最終的にKintoneに保存できればうれしい。」とのコメントがあり、弊社パートナーであるクラフテクス社が開発し、2023年7月にリリースした「kintone-FAX受信ソリューション」を提案しました。
この連携ソリューションは、弊社サービスで受信したFAX文書を自動的にKintoneに取り込むツールとなっております。
https://datasyncer.craftex.jp/fax
■「kintone-FAX受信ソリューション」の特徴は以下の通りです。
・TransFaxで受信したPDF化されたFAX文書をクラフテク社の「DataSyncer メール to kintone」に送信。
・「DataSyncer メール to kintone」がメールに添付されたPDFファイルをKintoneに自動登録。
・TransFaxサービスから送られたメールの件名にある送信元FAX番号を抽出してKintoneの送信元フィールドに自動登録。
・すべてのプロセスがノーコードで導入・運用可能です。
この提案により、ペーパーレス化、在宅勤務でも社外からKintoneに登録された受信FAXにアクセスし業務遂行が可能となる等、FAX送信業務に加え更なる業務効率化が図れる運びとなりました。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はお客様の生の声を含め、公開可能な範囲で記事を書かせていただきました。
アナログ的なFAX業務も高いコストを掛けずに、効率化する手段はたくさんあると考えています。業務効率化に向け「無理やりFAXを無くしていくことは手段のうちのひとつですが、相手様の都合もあり、FAX業務をゼロにすることはなかなか難しい」との声もよく耳にします。本記事のようにFAX業務を無くすのではなく、業務フローの見直し等を含め、どのように効率化できるか？視点を変えて検討することで何か良い方法が見つかると自負しております。
本記事のお客様は、もともとFAX送信についてのご相談でお声掛けいただき、結果的にFAX受信の課題も解決できた事例となります。あくまでひとつの例ではございますが、FAX業務の効率化をお考えの皆さまにとって、少しでも参考になれば幸いでございます。
TransFaxサービスにご興味いただけましたら、ぜひ下記の資料をご一読ください。
お電話または弊社ホームページからのお問合せに加え、オンライン相談も承っております。
最後までお付き合いくださいまして、ありがとうございました。
