普段のFAX業務で、受信したFAXを手作業で仕分けるために、手間や時間はかかっていないでしょうか？
本記事ではFAX業務での仕分けにかかる余計な手間や時間を、FAXサービス＋αで自動仕分けする方法を解説していきます。
すでにトランザクトFAX受信サービス「TransFax」をご利用のお客様にも、お役に立てる情報ですのでぜひご覧ください。
最初の設定は手間がかかるかもしれませんが、一度設定してしまえば今後の仕分け作業が楽になり、ほとんど手間はかからなくなります。
FAX業務の仕分けの課題
FAXの仕分け業務は、FAX機や複合機でFAXを受信した場合、トレイに溜まった紙を仕分け担当者または気づいた人が、FAXの内容を見て担当者ごとに仕分けする作業です。
FAXの仕分け業務の課題となるのは次の3点です。
- 担当者間違い
- 紛失
- 属人性が高い
担当者間違い
人が手作業で行うので、内容の読み間違いや勘違いなどで、実際の担当者とは異なる担当者に仕分けしてしまうことがあります。
紛失
業務とは関係のない迷惑FAXが混じっている場合もあり、それを廃棄する際に一緒に業務に関係のあるFAXも間違って廃棄してしまうことがあります。
また、最初に見た人が自分の担当のFAXだと勘違いして持って行ってしまうこともあります。
属人性が高い
仕分けの際に参考にしている情報は、主に紙に書かれた社名や品名などの情報です。
取引先ごとに帳票が異なり、社名や品名の記載場所が異なる場合も多く、探す手間がかかります。
送信元の社名や発信者番号などは複合機でもわかることがありますが、大量に受信していると紙と紐づけることが大変です。
仕分けに慣れているベテランの社員の方ですと、頭の中に仕分け情報がはいっていて一目見て担当者がわかる方もいらっしゃるかと思いますが、新入社員や慣れていない社員の場合、人に聞いたり、社内データベースを検索したりして、慣れるまでは仕分けに時間がかかってしまいます。
また、複合機ごとにFAX受信番号を用意して、受信番号ごとに仕分けをすることはできますが、その分複合機の台数が必要なので現実的ではありません。
これらの課題を解決するのが、次から説明するFAXサービスでの自動振り分けです。
FAXサービスの仕分けで使える情報
（受信日時、受信番号、発信者番号、TSI）
トランザクトFAX受信サービス「TransFax」では、仕分けに利用できる次の４つの情報が取得可能です。
- 受信日時
- 受信番号
- 発信者番号
- TSI
各取得情報による仕分けのメリット、デメリットについて解説いたします。
受信日時
送信側も受信側も特に手間はかかりません。ただし、細かい仕分けができないので、他の仕分け情報と合わせてご利用いただくことが多いです。
受信番号での仕分け
発信者の番号間違えが無い限り、受信番号ごとに、正確に仕分けができます。
番号数が多いと、管理の手間や相手先への番号の共有が手間となります。また、番号ごとに月額基本料金がかかるので費用も増加します。
発信者番号
発信者により担当が決まっている場合、楽に仕分けが可能です。
非通知の場合は、発信者の特定ができません。
また、FAXサービスをご利用の発信者の場合、複数のお客様が共通のFAX番号から送信されることがあり、仕分けが困難です。
TSI
TSIとは、発信者番号とは別でFAXの送信者を特定出来るようFAXの受信者に通知される情報です。複合機などでも設定されている情報で、発信者の社名や自社のFAX番号が入っている場合が多いです。
発信者番号とは違い、送信側がFAXサービスを利用していても仕分けができます。ただし、送信側で設定されていない場合があります。
FAXサービスでの仕分け情報の取得方法
トランザクトのFAX受信サービス「TransFax」では、これら４つの仕分け情報をメールとFTPの２つの接続方法でお渡しすることが可能です。
メール接続の場合
これらの情報をメールの件名に付与されて送信されます。また、xmlファイルに記載して添付ファイルとしてお渡しすることもできます。
件名に仕分け情報が付与されるので、受信側のメーラーで自動仕分けの設定をすることも可能です。
xmlファイルをお客様システムに自動で取り込んでいる事例もあります。
FTP接続の場合
1件のFAXにつき、受信したFAXを電子化したPDFファイル（TIFFファイルも選択可）と、仕分け情報などを記載したxmlファイル、この２つのファイルが生成されたことを示すrdyファイルの３つが生成されます。
メールと同様、xmlファイルに４つの仕分け情報が記載されておりますので、お客様システムに取り込む際に活用いただけます。
更にecoFAXというFAX送受信管理ソフトを導入いただけましたら、定期的にFTPでダウンロードされ、ダウンロードしたxmlファイルを解析して、受信日、受信番号、発信者番号、TSIで自動仕分けが可能です。
FAXサービス＋AI OCRでできる自動仕分け
（帳票形式、読取データ、QRコード）
トランザクトFAX受信サービスに加え、AI OCRと連携することで更に細かく仕分けすることが可能です。仕分けで利用できる情報は下記3つです。
- 帳票形式
- AI OCRで読み取ったデータ
- QRコード
各取得情報による仕分けのメリット、デメリットについて解説いたします。
帳票形式
同じ発信者からのFAX受信でも、注文書、見積書など相手先のフォーマットが決まった形式がある場合は、その帳票ごとに仕分けが可能です。
AI OCRの読み取り精度によりますが、形式が似た帳票だと、間違って仕分けられる可能性があり、人のチェックはどうしても必要となります。
AI OCRで読み取ったデータ
決まったフォーマットでFAX受信した場合、文書内の位置を設定することで取引先名や商品名で仕分けることができます。
AI OCRの読み取り精度によりますが、文字の大きさや、擦れなどで読み取り間違いの可能性があり、人のチェックはどうしても必要となります。
QRコード
帳票形式や文字よりも読み取り精度が高く仕分けすることが可能です。ただし、送信してもらう帳票は、受信側でQRコードを付与した帳票で送信してもらう必要があります。
まとめ
仕分けに利用できる情報として７つの情報を挙げてきましたが、これらを組み合わせることで、より自動仕分けの精度を高めることかできます。
ただし、これらの情報は事前に登録が必要です。取引社数が多ければそれだけ登録に時間がかかります。いきなりすべての取引先を登録することは難しいですが、取引量やFAX受信量が多い取引先から順に登録するだけでも、かなりの仕分け時間の削減ができるようになります。
FAXサービス＋AI OCRで仕分けの自動化し、余計な手間と時間を削減しましょう！
資料ダウンロードやオンライン相談も承っておりますのでお気軽にご連絡ください。
