インボイス制度とFAX帳票について簡単にご案内します

2023年10月から、消費税の仕入税額控除の方式として「適格請求書等保存方式」通称インボイス制度が導入されます。これによりすべての課税事業者(年額の課税売上高が1千万円を超えて消費税の納税義務をもつ事業者)が対応を求められます。

今回は、インボイス制度と、請求書などの発行にFAXを使っている場合の運用ルールを解説してまいります。ぜひご一読ください。

インボイス制度とは？

インボイス制度とは、2023年（令和5年）10月1日に始まる消費税の新たな制度で、複数の消費税率（10％または8％）に対応するために開始される仕入税額控除の方式です。

また、インボイス制度における「インボイス」とは、現行の「区分記載請求書」に加えて「インボイス制度の登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税等の額」の明記が義務付けられた「適格請求書」のことです。

インボイスを発行できるのは、「適格請求書発行事業者」に限られ、この「適格請求書発行事業者」になるためには、登録申請書を提出し事前に登録をする必要があります。

尚、インボイス制度に対応しない場合、請求先にインボイスを交付することができません。その場合インボイスが交付されない請求先は仕入税額控除ができず、納税する消費税が大きい金額となってしまいます。

ちなみに、一般的には海外の取引先との貿易を行っている場合に「インボイス」という書類がやり取りされていますが、これとは関連する税金の種類が異なります。海外との輸出入の際に使用するインボイスは関税にかかわるもので、今回のインボイスは国内の消費税にかかわるものです。

請求書をFAX送信する場合

請求書は書面で作成し押印、原本を郵送するのがまだまだ主流です。ですが、請求書をメールやFAXで送ることはビジネスマナー上問題はなく、請求書を送る側と受け取る側の合意がとれていれば、郵送にかかる期間やコスト、さらに作業負担を少しでも軽減できるなど、メリットも大きいと思われます。

メールなどの電子データではなく、とにかく紙面で受け取り、即時業務処理を行いたいという場合、FAXはとても有効です。これまでの商習慣でFAXが一番使いやすいという業界もまだまだ多いのではないでしょうか。

インボイス制度が導入されると…

インボイス制度が導入されると、請求書を発行する側は「適格請求書発行事業者」である必要があります。
FAXで送付した場合でも、インボイス（適格請求書）を約7年間保存しておく義務が生じます。インボイスをPDFなどの電子ファイルとして作成し、クラウドFAX送信サービスを利用してFAX送信される場合、原本又はコピーをデジタル保存する場合においては「電子帳簿保存法」への対応が必要です。
2023年10月以降もインボイス制度に対応せず、従来通りの請求書（区分記載請求書）で発行する場合、請求書を受け取る側の相手先が仕入税額控除できなくなることから、適格請求書発行事業者以外との取引が敬遠されることが懸念されています。

⑺ 適格請求書等の写し又は適格請求書等に係る電磁的記録を保存する義務　より引用

適格請求書発行事業者には、交付した適格請求書の写し又は提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります。
この適格請求書の写しや電磁的記録については、交付した日又は提供した日の属する課税期間の末日の翌日から２月を経過した日から７年間、納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません。
適格簡易請求書、適格返還請求書、修正した適格請求書についても同様です。

インボイス制度で納品書も変わる？

インボイス制度と言えば、まずは請求書対応…と思いがちですが、インボイスの発行は納品書での対応も可能になります。要は、インボイスの用件を満たす必要な事項の全てが、請求に関連する書類のどれかに記載されていればよいのです。

⑶ 適格請求書及び適格簡易請求書の記載事項　より引用
適格請求書とは、「売手が、買手に対し正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段」であり、一定の事項が記載された請求書や納品書その他これらに類するものをいいます。
適格請求書の様式は、法令等で定められていません。適格請求書として必要な事項が記載された書類（請求書、納品書、領収書、レシート等）であれば、その名称を問わず、また、手書きであっても、適格請求書に該当します。

請求書のフォーマットを変更するのは社内のシステム上難しいけれども、納品書であれば対応可能という場合、納品書にインボイスに必要な事項が盛り込まれる形で対応することもOKというわけですね。また、請求書と納品書をセットで発行している場合、記載しなければいけない項目をどちらかの書類に分けて記載していてもOKです。
納品書は、請求書以上にFAXで送られる機会が多い書類です。FAXサービスを効果的に使って、インボイス制度と電子帳簿保存法の２つに対応してはいかがでしょうか？