FAXを受信したあとの処理業務、人手や時間がかかりすぎてないでしょうか？
例えばFAXで注文書を受信した場合、FAXの出力を確認した人が担当者ごとに仕分けをしたり、1枚ずつ確認しながら社内システムに手入力したりしていることが多いのではないでしょうか。さらにFAX受信の枚数が多い場合は、データ入力専任の担当者を複数人置いて入力業務をしている企業もいらっしゃいます。
このように手間のかかる業務は、FAXサービスとOCRを連携することで自動化できるってご存じでしょうか。
ご存じな方も多いかと思いますが、OCRとは「Optical Character Recognition」の略で日本語にすると「光学文字認識」となります。画像データに含まれる文字を認識し、テキストデータに変更する技術です。
最近ではAIの技術を活用して文字認識のディープラーニングをし、手書きで書いた日本語などの文字も精度が高く読み取れるようになってきています。本ブログではFAX受信後の処理を自動化するFAXサービスとOCRを連携した場合の３つのメリットについて解説していきます。
FAXサービスの画像データをOCRでデータ化
１つめのメリットは、FAXサービスで受信した画像データを、OCRで読み取ってテキストデータ化することができる点です。
通常FAXで受信した文書は、FAX機や複合機の場合は紙で出力され、FAXサービスの場合はPDFやTIFFなどの画像データとして出力されます。このままだと、FAX文書を人が目で見て処理をしなければ、後続の処理ができません。
OCRを使うことで、FAX文書に記入されている文字を自動で読み取り、後続のシステムで処理がしやすいテキストデータとして変換することが可能です。
OCRで読み取ったデータで自動仕分け
２つめのメリットは、FAX文書をOCRで読み取ったデータをもとに自動で仕分けができる点です。
受信したFAX文書を仕分けする場合、出力された紙を見て、どこからきたFAXか、どのような内容かを人が目で見て判断しているかと思います。FAXサービスで受信した場合は、受信番号や発信者番号、発信者の端末ID（発信元の社名やFAX番号など）の情報を取得することができるので、これらの情報をキーにして仕分けすることは可能です。
しかし、発信者番号や発信者端末IDの情報は必ず取得できる情報ではないですし、同じFAX番号から発信されたFAXでも別担当者宛のFAXの場合もございます。
OCRを連携した場合、これらの情報に加え、FAX文書内に含まれるOCRで読み取ったテキストデータを元に自動で仕分けをすることが可能です。さらに、FAX文書のレイアウトを自動で判別して仕分けができるOCRもございます。
OCRで読み取ったデータはあとで検索できる
３つめのメリットは、FAX受信後に探したいFAX文書をOCRで読み取ったテキストデータで検索できる点です。
紙で出力された場合、大量の紙の中から欲しい文書を探すにはかなりの時間がかかってしまいます。FAXサービスで受信した電子ファイルでも検索できるキーワードが無いため、１つ１つのファイルを確認する必要があります。
2022年1月1日より大幅な改定を予定している電子帳簿保存法では、検索機能の確保が必要となり主要な記録項目を検索条件として設定できることが条件となっています。電子帳簿保存法対応のためにOCR連携を検討されているお客様もいらっしゃいます。
OCR連携する場合のFAXサービスと複合機の違いは？
複合機とFAXサービス、それぞれの違いをOCR連携という点で考えてみると、FAXサービスのほうがより適していると思われます。
なぜかというと、複合機の場合、出力された紙をスキャンして電子ファイル化する必要があり、スキャンする手間や、スキャンした際に画像劣化することがあり得ます。画像劣化はOCRの読み取り精度にも影響しますのでスキャンなど間の処理を挟まないFAXサービスが望ましいです。
また、上述しておりますが、仕分けの際も、FAXサービスであれば、受信番号や発信者番号、発信者端末IDの情報を取得できますので、より詳細に仕分けすることが可能です。
FAXサービスとOCR連携の注意点
上述の通り、FAXサービスとOCRを連携することで利便性は向上しますが、注意点もございます。OCRの読み取り精度が向上してきているとはいえ、認識率100％ではありません。特にFAXだと傾きや文字が擦れて人間でも読めないこともあります。最終的には必ず人が目視確認していただくことが必要となります。
OCRの中には人が確認しやすいように、認識が怪しい文字を色付けしてくれたり、読み取った画像の一部と認識したテキストデータを並べて表示したりと工夫されているので、FAX文書を見ながら手入力していくより、断然早く処理ができます。
その他の注意点として、OCRに登録していない文書のフォーマットだと読み取れないものがあるため、読み取れなかったファイルは人が目視確認する必要があります。
まとめ
本ブログではFAXサービスとOCR連携の3つのメリットと注意点を紹介させていただきました。FAXサービスとOCR連携を検討される際のご参考にしていただければ幸いです。
FAXサービスにご興味をお持ちいただけましたら、下記から資料ダウンロードが可能です。OCR連携の資料がまだご用意できていないので、ご興味をお持ちの方は直接問い合わせページからお問い合わせください。
