こんにちは。トランザクト営業部の菊池です。
突然ですが皆さんはFAXを使ったことがありますか？
人によって「毎日使う」という方もいれば「もうずっと使っていない」という方もいて、様々ではないかと思います。
企業でのFAXの普及率は90％以上と高い水準を維持していますが、
一方家庭用のFAX機の普及率は年々下がっています。
かくいう私も家庭用のFAX機を最後に使ったのは10年以上、はるか昔のように感じます。
家庭用のFAXというと、感熱紙のFAX機が思い浮かぶ方もいらっしゃるのではないでしょうか。
現在はA4のコピー用紙とインクを使うFAX機が一般的ですが、感熱紙を使って印刷する家庭用FAX機もあります。
感熱紙はロール状になった紙になっており、熱によって色が変わるという特性があるため、その特性を使って文字を印刷できる特殊な紙です。
インクが不要で紙の交換だけで済むという低コストと手軽さから、感熱紙FAXが普及したそうです。
私は昔家庭用FAX機を使っていた理由として、都度レターセットを用意して手紙を書いて投函するのが面倒なのでFAXで手紙を送ったり
描いた絵を遠方にいる祖母にすぐ見せたいからと、FAX機を使っていた記憶があります。
今ではメールや携帯機器での写真撮影の技術が身近なものとして普及していますので、手紙や絵をすぐに相手に送りたいから家庭用のFAX機を使うなんてこともなくなりました。
学生時代もFAXを使うというシーンはまったくなかったと記憶しています。
企業間の取引、メールやEDIがあるのになぜFAXを使うのか？
長年離れていたFAXという通信手段に改めて出会ったのは社会人になり企業で働くようになってからです。
私は前職では建築関係の商社に勤めており、業界としてFAXを使うシーンが非常に多かったです。取引先からの注文書や、メーカーに依頼する注文書、納期回答書などは殆どFAXでやり取りしていました。極まれにメールで発注される取引先もいましたが、デスクトップは1台しかありませんでしたし、発注書はFAXで作成するのでメールをプリンターで紙出力していました。
毎日大量のFAXを受信し、仕分けをして、紙帳票を見ながらシステムに入力し、プリンターから出力して手差しで複合機からFAXを送る。
メーカーからの納期回答FAX、取引先への納期回答等の、発注で送信・受信したFAXの用紙はセットにしてホチキス留めにして保管。発注関連を一日50件近くやり取りしていたので毎日毎日紙のFAXと格闘していました。
当時はFAXでやり取りすることに特に疑問を頂いていませんでしたが、一番厄介なのは発注に関して問い合わせがあった時です。２～３日前ならまだしも、1か月以上前の発注に関しての問い合わせを紙の束をひっくり返して、該当の発注関連のFAX一式を探し出すのは大変手間でした。
手配内容がわかるように都度都度FAXに書き込みをしたり、やりとりをしていたので枚数や量も膨大でした。
「だったらFAXなんて使わなければ良いじゃないか」というお声が聞こえてきそうですが私が所属していたのは各支店の営業部門でした。購買部門であればEDIやメール、各社のシステム等でやり取りできたかもしれませんが、EDIやシステムで対応している取引先はなく、都度都度の発注や手配になりますのでメーカーとのやり取りに関してもFAXでやり取りをせざるを得ない状況だったのです。
今思い返してみると、業界としてFAXを多用しているということが一番の大きな理由に感じますが、少し不便なところがあったとしても、使い慣れてるから現状を変えたくない。
このやり方でずっと業務をやってきたから、今の業務のやり方になれているから変えたくない、という考えもあったのではないかと思います。
では仕方なしにFＡＸを使われていることが大半なのかと申しますと、そうではないのです。
むしろ「紙、FAXだからこそ通信手段として使いたい」という需要もあるのです。
① 温度変化が急激な現場での利用
紙帳票であるFAXだからこそのメリットという点で、急激な温度変化が発生する場所でも使えるという点があります。例えば冷凍・冷蔵倉庫から商品を入出庫する場合、時には外気と倉庫内の気温差が30度以上になることもあります。
そんな環境では電子機器や端末を使うと故障してしまうので使用が困難、その点紙帳票なら急激な温度変化があっても壊れたり、帳票の内容が読めなくなってしまうということもありません。
② 立ち仕事が多く、せわしない現場での利用
また、立ち仕事でかつパソコンの前に座ってメールやシステム等を確認する余裕がないという業務内容の方にもFAXは重宝されています。
調剤薬局関連のお客様からは「メールを開いて確認している余裕はない。けどFAXなら受信すれば紙帳票としてプリンターから出力されるので便利なんです」というお声を頂いたことがあります。
確かにFAXであればメールのように能動的にチェックしなくとも、紙がその場にあるかないか、見れば一目瞭然。件数も紙の量で判断することができるので便利です。
昨今は様々な通信手段や技術が発達し、デジタル化が進む中で「FAXなんてまだ使ってるの？」と思われるかもしれません。ですがFAXだからこそ使いたいというシーンや業務内容もあったりするのです。
それはそうと、FAXを送るのをやめたい……
FAXにはFAXの意味がある。それは分かったけれども、やっぱりFAXはやめたい！なるべく利用したくない！とお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
会社の複合機から気軽に送れる環境であれば良いものの、在宅勤務ですとFAXで送る必要がある場合、コンビニの複合機から送ることになるかと思います。
いざコンビニに行ってみてFAXを送ろうと料金を見てみると、FAX送信１枚当たり50円かかります。白黒のコピーで10円ですので、その5倍くらいかかるので「高い！」と感じますが、FAXの通信コストの仕組みを考えると納得いただけるかと思います。
FAX/FAXサービスの通信コストとは？
FAXの通信コストは電話と同じく、通信時間に左右されます。
そして通信時間は物理的な距離が遠ければ遠いほど、料金も高くなります。ですので、都内から都内に送れば通信時間は短くてすみますが、都内から北海道や沖縄など距離が遠い場所にFAXを送信すればその分通信費がかかってしまいます。
また、FAXを送信する際に画像や網掛けが多く入った帳票の場合、画像や網掛けといった薄いグレーや黒い印刷部分が多い帳票の送信はFAXは得意ではないため通信時間がかかります。
距離や送る帳票によって通信時間が異なってくることを考えると、コンビニは全国にあり、不特定多数の方がどんな帳票を送信するか分からない為、FAX料金の設定も納得がいきます。
FAXをやめたい方へFAXサービスという提案
コストを考えると料金設定に納得がいきますが、安くはない値段です。そんなことならメールで済ませてしまいたい！という気持ちもわかります。
FAXが利用されている背景の一つとして、業務の相手先からFAXが良いと要望があり使わざるを得ないということも多々あるかと思います。
FAXであることに意味があり、メリットを感じている方もいれば、FAXであるが故にデメリットを感じている方もいらっしゃるかと思います。
そんなお悩みがある方にこそ、FAXサービスという通信方法をご提案します。FAXサービスなら複合機がない環境でも、インターネットが使える環境ならどこでもご利用いただけます。またFAXサービスの場合は送信先の距離に左右されない価格となっていますので、コンビニからFAXを送るよりもコストを押さることができます。
メールを利用してFAXを送ることもできますので、メールを送っていただくような感覚でFAXを使っていただけます。
FAXでお困りでしたら、FAXサービスという方法も是非ご検討いただけますと幸いです。
