FAXサービスで業務改善できるか

クラウド型FAXサービスを利用して何が変わるのか

このコロナ禍の中で「FAX出社」というワードが聞かれました。緊急事態宣言でリモートワークが奨励される中で、アナログFAXの送受信の為に出社をしなくてはいけないという状況になった方が多くみられたようです。

クラウド型FAXならば、特定のFAX機設置場所でしかできなかったFAXの送信や受信が外出先や自宅でも可能になりますのでFAXの送受信のためだけに出社する必要はなくなります。

FAXのクラウド化で変わる可能性があるのは「FAX出社」だけではありません。FAXにかかわる業務の問題点や可能性を知ることで、他にも様々なメリットに繋げられる可能性があります。

例えばアナログFAXでの送受信の際に、人の手を介して行われる業務はどれだけあるでしょうか。送信ならば、自席から移動し、原本を印刷、送信完了後に保存もしくはシュレッダー処理などでしょうか。送信の後の着信確認をされている方も多いでしょう。受信ならば、FAX機に近い人が受信する度に紙を取りに行って、受取人を探して届けているかもしれません。合わせて、受領確認の電話も対応しているかもしれません。もし、これらの手間が省けるとしたら業務効率が上がるのではないでしょうか。

更にFAXをデータソースとして、可視化を進めるためのソースとして利用できるとしたらどうでしょう。紙面のままでは可視化の要素になりにくいFAXですが、データとして利用できるようになれば、大量のデータを手に入るでしょう。そのデータを活用することで状況の可視化が可能となり、新たな発見や利益へとつながるかもしれません。

魅力があるのはわかっているのですが、そんなに簡単ではないのです・・・

クラウド型FAXに興味はあるが、導入までの道のりを考えると現実的ではない。そんな風に考えられる企業様も多いと思います。今回はどんな理由があってクラウド化をされていないのか、クラウド化でどのようなメリットが得られるのかを、とある企業様の例をご紹介させていただきたいと思います。

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とある企業様でのFAX使用例

モデルケースとして、とあるカルチャースクールでどのようにアナログFAXを利用されているかをお伺いしてみました。こちらでは、FAXを内部でのコミュニケーションツールとして活用されているそうです。FAXクラウド化の検討はしておらず、しかしながらアナログFAXを社内コミュニケーションツールとして使用する状況に、今回お話を聞いた事務スタッフは不満を感じているようでした。

なぜメールではなくてアナログFAXを使用しているのでしょうか。

まずは企業様についてご紹介させていただきます。この企業様は全国規模の教室運営をされております。教室は全国各所に点在していて、目的に合わせた様々なクラスが毎日開催されています。利用者も年齢層も幅広く、乳幼児～ご年配層まで多くの方がクラスに参加されています。担当の講師の方はクラスごとにほぼ固定されていますが、彼らは教室で固定されているわけではなくクラス内容に合わせて勤務しているため、勤務場所や時間は流動的です。運営は事務拠点で行われます。事務拠点は各地区ごとに設けられていて、複数の教室を一括して管理しています。

業務の中でFAXはどのような用途で使用されているのかというと、講師と事務スタッフとの業務連絡に使用されているそうです。内容は生徒さんの出席状況や配布資料の受け渡しなど運営に必要なデータから、講師個人の出勤簿まで様々な情報がやり取りされているそうです。

では、なぜメールではなくてアナログFAXを使用しているのでしょうか。その理由はいくつかあるそうです。まず一つめは費用的な問題で電子機器の貸与は難しいことです。二つめはスキル的な問題です。電子機器を導入したとしても、すべての講師がパソコンの操作ができるわけではなく、例えば生徒の出勤簿をエクセル化してそれをメールで送信してほしいと依頼しても、その作業ができない講師が一定数いるそうです。最後に運用とセキュリティー面において、デバイスの保守管理などの運用が難しいことがあげられました。

まず、費用的な問題についてです。メールを利用するためには講師全員にデバイスを貸与する必要があります。やり取りするデータには生徒の個人データなども含まれるため、講師個人のスマートフォンの利用は不可能です。在籍している講師は週1クラスだけのアルバイトから毎日複数のクラスを受け持つフルタイムまで勤務形態は様々です。そのため在籍講師数は多く、すべての講師にパソコンやタブレット端末を貸与しようとすると膨大な数のデバイスを準備する必要があります。教室にはインターネット回線がありませんので、すべての教室に回線工事が必要となります。

次にスキルの問題です。個人への電子機器の貸与が難しいのであれば、教室ごとに環境を整備するという方法ならば費用面は飛躍的に下げられます。しかし、講師の方によってはパソコンを使用した経験がない方もおられるそうです。現在FAXで行っている業務のすべてをパソコンで行うためには、まずはパソコンの使い方を講師全員に覚えてもらう必要があります。在籍されている講師の方の数を考えると、相当な時間と労力が発生することが予想されます。

最後に、運用の問題です。費用とパソコンスキルの問題が解決されたとしても、今度は情報管理のためのセキュリティーや機器管理についても考える必要があります。まずパソコンを各教室に置いた場合で想定される問題です。教室は常時施錠されているわけではなく、受講される生徒の方の出入りも多いことが想像できます。また、不特定多数の講師がPCを共有することになるため、権限やパスワードなどに細かな設定が必要です。ただし、開催されるクラスは周期によって変わるためその度に新しい設定が必要になります。

すべての教室にメール環境を整え、それを維持する・・・。想像するだけでも難しそうですね。

では、事務スタッフの不満はどこから来ていたのでしょうか。

導入イメージ

メールは無理かもしれませんが、クラウド型FAXの導入はどうでしょうか。

こちらの企業様では各教室での送受信はこのままアナログFAXを利用されることを強く希望されています。

今回導入イメージとしてご紹介させていただきたいのは、事務オフィスでのFAXクラウド化です。

オフィス業務で発生しているFAX関連の業務は例として下記があります。

・生徒の出欠席リストをバインダーにファイリングして保管
・講師の勤怠記録をFAXからExcelへ打ち込み・スキャンして保存
・生徒宛て配布物の原本を講師へ配布・着信確認

事務スタッフは業務がパソコンベースなので、紙のファイリングやデータ入力、着信確認など、アナログFAXを使用することで発生している業務に不満を感じているようでした。

では、FAXがメールで受信でき、勝手にフォルダリングされて、受信したデータがそのままエクセルデータとして使えるようになったらどうでしょうか。おそらく、アナログFAXでの付随業務はで毎日数時間発生していると思われます。この作業をクラウド化をすることで事務スタッフの業務負担を軽減することができ、更に会社の労働コストを減らすことができます。そして今まで利用されずに保管されていた生徒の出欠席状況がもしデータとして使用できるようになれば、教室の運営状況や講師の成績判断のためのデータの可視化が可能になるかもしれません。

もちろん受信したFAXをデータとして使用するためには仕組みづくりが必要となりますが、その方法は弊社の専門スタッフが考えます。まずは導入のイメージとして、どの部分に不満があるか、自動化できる部分はどこか、何が出来るようになりたいか。大まかな希望を洗い出してみると、今後の進むべき道が見えてくるようになるのかもしれません。