FAXサービスを選ぶ5つのポイント【基幹系FAX業務編】

クラウドFAX

複合機やFAX機を使用した一般的なFAXは今後も徐々に減少していっていますが、企業が使用している基幹系の大規模FAXにおいては、これからもボリュームを維持し、クラウド時代にさらに進化したものになると考えられています。

また、COVID-19の流行時においては、企業のクラウドファースト戦略やテレワーク要件の増加から、世界的にもクラウドFAXサービスの市場が非常に活発化しています。
ここではこの時代に合わせた、企業の基幹系のFAX業務においてクラウドFAXサービスを選ぶ際に、ぜひご確認いただきたい5つのポイントをご紹介します。

FAXサービス導入のしやすさ

クラウド型のFAX送信サービスであれば、FAXサーバやFAXモデム、FAX回線といった新規設備投資が必要ありません。
FAXサービス導入の際の検討においては、メール、FTP、SOAPといった汎用的なプロトコルがサービスとして提供されていて、豊富な選択肢から用途に合わせて選択できることが重要です。
また、帳票ソフトやOCR、ERP、EAI等の分野において、多数のソフトウェア/サービスの連携、またはパッケージソフトの中にFAXサービス機能が組み込まれている場合や、クラウドサービスと連携している場合は、より短納期での実装が可能です。
FAXサービスにおいては、送信/受信方法だけではなく結果管理も非常に重要です。FAX送信の結果を専用ソフトで管理できたり、メール、FTP、SOAP等の様々なプロトコルが業務要件に合わせて選択できることで、より効率的な運用が可能となります。

情報漏洩防止のためのセキュリティ対策

企業間取引に使用する大切なFAXドキュメントのやり取りにおいては、万全なセキュリティ対策が取られていることについても事前に確認する必要があります。
まずは、情報漏洩防⽌対策のために、通信の暗号化(SSL、インターネットVPN)、⽂書ファイル(PDF/ZIP)にパスワードを設定などの選択肢があることが望ましいと考えられます。これらにより外部から情報が不正に読み取りされたり、情報が改ざんされたりといったリスクが大幅に低減されます。
送信完了した⽂書データはFAXネットワークに残さない設計であることも情報漏洩リスクが軽減するポイントです。
また、施設管理等においては、第三者機関による定期的なセキュリティ監査も受けているサービスであることも重要です。

24時間365日のカスタマーサポート

商品の受発注のロジスティクス業務などのFAX送信や受信は夜間、土日休日問わずに行われます。
FAX送信におけるトラブルはもちろん、FAXに関する調査もお客様に代わって専門スタッフが対応する24時間365日のサポートサービスが提供されていることはとても重要です。

「FAXが届いていない。なぜ届かないのか? このFAX番号であっているのか?」
「2枚のうち1枚しか届いていない。なぜ届かないのか?」
「FAXを送信したんだが、無事相手に届いたかどうかがはっきりしない。調べることはできるか?」

というように、商品宣伝のためのばらまき型のFAXとは異なり、基幹系業務で使用するFAXは1枚1枚が非常に重要でクリティカルなものであることから、サービスを提供する側のカスタマーサポートが充実していることは判断材料として大きな比重を占めるものなのです。
夜間や休日に大量のFAX送信を実施する企業においては、特に重要なポイントになります。

FAXの送信受信両方のサービスを提供

クラウドFAXサービスの中には、送信だけ、受信だけというものも少なくありません。
FAX業務の利便性を向上させるためには、FAX送信と受信の両方を使いこなすと更に便利です。
FAX送信サービスを使用して作成した帳票を基幹システムから自動FAX送信、またFAX受信サービスを使用してTIFFやPDF形式で受け取り。
これにより無駄な印刷を無くし、オフィスのペーパーレス化を促進できます。
また、コロナ禍によるテレワークが推奨される状況下においては、オフィスに必ず出社してFAX業務を行わなくてよいという大きなメリットもあります。

企業の基幹業務に特化したFAXサービス

企業の基幹業務で送受信するFAXドキュメントは、1枚1枚がミッションクリティカルなものです。
重要なドキュメントを扱うクラウドFAXサービスにおいては、一度に大量のFAXを送受信する同報サービスとは完全に異なるプラットフォームや通信環境を使用していることが非常に重要です。
その上で、急なFAX送受信の増⼤にも対応できるスケーラビリティー(処理能⼒)を備えていることも大事なポイントとなります。
一斉同報ではなく、企業の基幹業務を中心として展開しているサービスを選ぶことが非常に重要です。

まとめ

一般的にFAXサービスと言っても、主に商品やサービスの販促を目的として大量にFAXを送付するタイプと、企業の基幹系業務を担うタイプでは、サービスを検討する際のポイントが大きく異なります。基幹系業務におけるサービスをご検討の際は、ぜひ今あげた5つのポイントについてもチェックしてみてください。

トランザクトは、基幹系業務クラウドFAXサービスの専門企業として25年の実績があります。
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