こんにちは。営業部の大和田です。
TransActのブログにアクセスいただきまして、ありがとうございます。
新型コロナウィルスの新規感染者数が、ようやく落ち着いてきたと見える今日この頃、2022年10月11日から『全国旅行支援』も実施されました。この制度を利用して旅行計画を立てている方も多くいらっしゃいますね。
このような中、先日弊社のパートナー様が主宰された展示会イベントに出展いたしました。コロナ禍になってからオンラインイベントとして継続していましたが、実に3年ぶりに開催されたオンラインと対面を組み合わせたイベントです。
今回は、その展示会で直接お会いしたお客様のFAXの課題と、今年FAXペーパーレス化を実現したお客様の事例をご紹介したいと思います。
よろしければ、最後までお付き合いください。
不動産関連企業におけるFAXの現状
まずは、都内の不動産関連企業で経営企画をご担当されている方が、クラウドFAXサービスにご興味をお持ちでお立ち寄りいただきました。FAXに関する現在の状況をお伺いしたところ、「我々の業界はまだまだFAXでのやり取りが多くて、無くしたくてもなかなか無くならないんだよね～。」とのお声がありました。不動産仲介業や工務店等とのやり取りはメールやウェブサイトではなくFAXが主流だそうです。
私は約20年近くFAXサービスの営業をしておりますが、この仕事に携わった当初から不動産関連企業様を複数社担当しており、FAXサービスのご利用推移を見ております。FAXが減少傾向にある企業様はほとんど無く、横ばいの状況であることを認識しています。
しかしながら、弊社のサービスをご採用いただいているお客様は自社のペーパーレス化を実現できています。
現在担当している不動産関連企業様で最もボリュームの多いお客様は、FAX送受信合わせて月平均10万枚を超えていらっしゃいます。このボリュームを紙ベースで処理していたらと思うと想像がつきません。とてもではありませんが、仕事がまわらないですよね。
老舗総合商社が取り組もうとしている課題とは？
続いてのお客様は、国内外に拠点を構えている老舗総合商社で社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する部署に所属されている方とお話ししました。
取り扱い品目が多数のため、発注書、請求書、出荷指示書等、FAX送信している帳票の種類がとても多く、部署によっては複合機のPC-FAX機能や、複合機から手でFAX送信を行ったり業務フローにより使い分けているとのことでした。PC-FAX機能の場合は送信履歴が2日分程度しか確認できず、不便さを感じていらっしゃいました。
また、注文書、見積り依頼書、納期問合せ等のFAX受信も多く入力業務の負担が大きいため、送受信ともにFAX業務の効率化をご検討されており、情報取集目的で来場されたのことでした。
後日、対面で打合せをさせていただいたところ、送信についてはお客様の基幹システムとFAXサービスの連携でFAX送信の自動化を。また受信についてはFAXサービスでデータ受信したファイルをOCRに連携し入力業務の効率化ならびに電帳法対応までの構想をお持ちでした。
今回の展示会で弊社がアピールしていた一番のポイントは、『受信FAXの電帳法対応』でした。一度にすべての課題に着手するのではなく、近々に迫る電帳法対応を見据えまずはFAX受信のデータ化から順にご検討いただく運びとなりました。
美容関連商品に特化した専門商社のペーパーレス化事例
ご紹介しましたイベントから離れますが、本年初頭からFAXペーパーレス化を実現したお客様の事例をご紹介します。
こちらのお客様は、2021年3月当時FAXのペーパーレス化に向け複数社から情報収集している状況でした。お問合せをきっかけに打合せを行い受注センターの課題を伺ったところ、以下4つの点を主要ポイントとしてサービス導入を検討されている状況でした。
・FAXのペーパーレス化
・FAXによる受注業務の効率化
・FAXのデータ化によるテレワーク環境の構築
・オフィスの環境に依存しないBCP対策の構築
お取引先が美容室やヘアサロンで注文書のほとんどがFAXで来るため、新型コロナが流行しているなか受注業務に携わる方々はテレワーク体制が取れず、止む無く通常勤務体制を継続するしかない状況で、検討は急務でした。
初回打合せの時点で、FAXサービス導入後の業務フローイメージをお客様が資料作成されていたため、そちらの資料をもとに提案前の事前打合せを何度も行いました。イメージに近い業務フローの実現に向け、弊社サービス専用オプションソフトウェアを組み合わせた提案をさせていただきました。
結果、他社様の提案内容と比較したうえで『実現したいイメージに最も近い』と評価いただき、弊社サービスを採用いただく方向でお客様との打合せと検証を重ねていきました。
業務フローの重要ポイントとして、以下4つのポイントがございましたが、専用ソフトウェアの標準機能ですべて解決しました。
・受信FAXを送信元のFAX番号毎に指定フォルダへ振分ける
・各担当者がご自身の担当フォルダにアクセスしてシステム入力を行う
・処理済のファイルは別フォルダへ移動する
・重複処理が発生しない
現在は、FAX受信した注文書を各ご担当者の自宅やサテライトオフィスから確認し受注データの入力、FAXの返信が可能となりました。併せてオフィス環境に依存しないBCP対策、ならびにペーパーレス化による紙の保管スペース削減、業務効率化の実現にも至りました。
まとめ
今回はスペースの関係上ここまでとなりますが、このように自分自身でお客様の課題を振り返ってみると「FAXサービスってやっぱり必要だ！」と、改めて強く実感しました。上述のとおり、なかなか無くならない、廃止できないFAX業務において、ペーパーレス化と効率化に、『OCR連携によるテキスト化』、『電帳法対応』が加わり、アナログFAXのDX推進が増々加速していきます。
貴社におかれましてこのような課題や困りごとはございませんでしょうか？
TransFaxサービスでは、パートナー様のOCRや電帳法対応サービスとシームレスに連携し、お客様の課題解決を実現いたします。
TransFaxサービスにご興味いただけましたら、ぜひ下記の資料をご一読いただけますと幸いです。
お電話または弊社ホームページよりお問合せ、またオンライン相談も承っております。
最後までお付き合いくださいまして、ありがとうございました。
