FAXサービス会社なのに紙でFAXしていた実態

クラウドFAX
Businessman making copies in copying machine

こんにちは。
トランザクト 営業部 営業支援の岩原と申します。

弊社は、クラウドのFAXサービスを提供している会社です。
もちろんずっと前から紙のFAXなんて使用していないんでしょ?と思われているかもしれません。
今回は、その実態についてお話し出来ればと思います。

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FAXサービス会社なのに紙のFAX?

弊社は、クラウドのFAXサービスを提供している会社です。
まさかそんな会社が紙のFAXを使っているとは思われていないかもしれません。
しかし、実際は一部において根強く紙のFAXでのやり取りを続けていました。

お客様へお申込書のフォーマットを紙でFAX、お客様の方でお申込書をご記載いただき、再びFAXでご返送いただいたものを紙で受領、お客様へお電話で受領の連絡・・・
FAXが届く音がする度にいちいち複合機まで足を運び、なんだ広告かとガッカリ・・・という日々が、お恥ずかしい話ですが、コロナ禍で完全テレワークとなるまで続いていました。

ではなぜ自社でFAXサービスを扱っているのに紙のFAXを使用していたのでしょうか?

FAXサービスを使っていなかった理由

弊社が未だに紙のFAXを使っていた理由というのは、
費用面の問題でもシステム面の問題でもなく、
「ずっとこのやり方だったから」というごくごく単純なものでした。

自社でFAXサービスを取り扱っているにも関わらずそうなのですから、
他ではもっとFAXサービスの導入に関して導入したい気持ちはあるけれども、何から始めたら良いのか分からなかったり、なんか面倒だから後回しにしてしまっているという会社様は多いのではないでしょうか。

筆者に関しては、今の会社と出会うまで、FAXサービスの存在さえ知りませんでした。
外出先で携帯電話やパソコンからFAXの確認が出来たら良いのにと不満を抱えながらも、日々の仕事に忙殺されて、業務改善にまでとても手が回りませんでした。
しかし、忙しいからこそ、業務改善でその忙しさを少しでも軽減すべきなのだと、今回FAXサービスを導入して改めて感じました。

FAXサービスに切り替えて変わったこと

では、実際に紙のFAXからFAXサービスへ切り替えて変わったことというのは、
具体的にどんなことなのでしょうか?

まず第一に、出社しなくてもFAXの送受信が出来る。
これは非常に大きいです。リモートワークには必須事項と言えます。

紙の申込書をPDF化・保管する手間と場所が不要。
お申込書をスキャンしてPDF化、PCのフォルダへ格納し、
紙のお申込書の方も指定のファイルへファイリングやラベリングをして保管するという作業をしていたのですが、元々PDFで届くのでフォルダ格納だけで済むように。
お申込書の物理的な保管場所も不要になりました。

もちろんインクや紙代・ゴミの削減にも。
広告が届いてもボタン1つで削除出来るので無駄がありません。

FAXの管理やデータの並び替え・検索がしやすくなった
紙のFAXの中には、タイムスタンプがないものも多数あり、記載しておかないといつ届いたか分からなくなることも。
FAXサービスにしたことで、いつどこから届いたFAXなのかが一目で分かるようになりました。
メールのタイトルやメールワイズのコメント欄に必要な情報を入れておけば、後から並び替えや検索も自由自在に。

FAXの紛失や確認漏れのリスクの軽減。
複数人で複合機を使用してFAXのやり取りをしている場合だと、
他の人の印刷物やFAXに紛れ込んでしまい、FAXの紛失をしてしまう恐れがあります。
その為、FAXの受信音がしたら即座にFAXを取りに行く方も多いのではないでしょうか?
FAXサービスにしたことで、各々のメールBOXからFAXの確認が取れるようになり、自分が確認したいタイミングで確認をしても他へ紛れたり、誤って捨てられてしまうようなこともありません。
メールワイズとの連携も行い、複数人で確認や処理を共有することも可能に。
※その他アプリやツールでもご使用いただけますので、詳細を知りたい方はまとめ章のお問合せからお気軽にご連絡くださいませ。

このように1つ1つは小さな変化であったり、
目に見えて削減出来る時間や費用、軽減出来る労力はわずかかもしれません。

しかし、FAXの為に出社しないで済むこと1つをとってみても、
通勤による社員の時間と労力を減らすことで社員のパフォーマンスやモチベーションの向上という目に見えない価値も生まれるのです。

FAXサービスだったら救えたかもしれない命

毎日、ニュースをつけて「今日、新たに新型コロナウイルスの感染が確認されたのは○人です」というのを聞いては、「今日は少なめだったね」なんて会話をすることが当たり前になってしまった今日。
今でこそ、感染者を把握するための「発生届」は、厚労省が開発した「新型コロナウイルス感染者等情報把握・管理支援システム」というシステムを使っているようですが、当初はその全てが「手書きでFAX」を送っていたと言います。
その「発生届」というのも、ただでさえ逼迫した状況の医療機関が、担当した医師の氏名や病院名・所在地などから始まり、感染者の名前、住所、症状、診断方法など計19もの項目を細々と記入するようになっていました。
FAXで届いた発生届を受け取った保健所も、それを見ながらパソコンにデータで手入力、
印刷したものを再度FAXで自治体へ送るという流れとなっており、大量の紙が行き交う大混乱な現場であったと容易に想像がつきます。

これにより、報告の遅延や集計ミスの可能性の高さが指摘され、実際に東京都では、2020年5月の11日と21日に陽性者計170人の報告漏れと計46人の重複があったことを二度に渡って公表しています。

現場が忙殺されていた理由の1つに紙でのFAXが入っていたとするならば。
もしこれが初めからシステム化されていたとしたら、もっとPCRの検査数が増え、感染を食い止めることが出来たかもしれない、救えた命が増えたかもしれないと言えます。

まとめ

私たちの日常はいつ一変してもおかしくないという事を今回のコロナの一件で痛感した方は多いのではないでしょうか。

あなたの会社が紙のFAXを使っている理由は何ですか?
弊社のように、「ずっとそうだったから」なんて理由ではありませんか?

今後の有事に備えて、今出来る事は今のうちに少しずつ改善していきましょう。

日々のFAXに関わる業務で、何かしらの違和感や不満を感じられましたら、ぜひ弊社へお気軽にご相談くださいませ。

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