FAXサービスの活用で企業間取引のDX化を推進

近年、多くの企業でビジネス環境の激しい変化に対応するためにDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進され、日常的にこの言葉をよく耳にするようになりました。

ビジネスの現場では未だ欠かせない存在であるFAX業務について、企業間取引のDX化をテーマに解説します。

TransFaxは、クラウドFAXサービスならではの柔軟性と拡張性により、お客様の業務システムや業務形態にあわせて柔軟に適応することができます。米国大手のFAXネットワークを使用しているため、セキュリティと信頼性が非常に高く、ミッションクリティカルな業務においてご安⼼してご利⽤いただけます。

企業間取引の現状と無くせないFAX業務

企業がDX化を進める第一歩として挙げられる取り組みはペーパーレス化の実現となります。しかしながら、製造業をはじめとする企業間取引の現場ではFAX業務が未だ根強く残っているのが現状です。

こちらの図は企業間取引でFAXを日常的に使用する従業員900名規模の企業を対象に「何故FAXが無くせないのか？」をテーマに行ったアンケート内容となります。５位の「紙のファイリングと保管」からはじまり、３位は「押印や手書き書類を受け取るから」などが挙げられました。そして２位については「取引先に負担が掛からないから」、1位は「取引先の業務に定着しているから」という結果となりました。着目したいポイントとしては、自社都合でFAXを使用しているというよりは「取引先・相手側のためにFAXが必要」という理由が上位になった点です。

このアンケートによる調査結果が示すことは、円滑な企業間取引を行うには、取引先へ自社のルールや手段を強要したり、一部の要望を切り捨てるのではなく、取引先のニーズに沿った手段に対応しておくことの重要性かと思います。

企業間取引の手段と比較

こちらの図は企業間取引の様々な手段とその比較を表しています。評価基準としては５つとなり、1つ目が情報漏洩リスクの低さを示す「秘匿性」、2つ目が確実に届く手段かを示す「確実性」、そして「即時性」、「汎用性」、「コストメリット」をポイントとしました。これら５つで評価したとき、FAXはアナログでレガシーな取引手段といえますが、他の取引手段と比較してみても優位性が高い位置にあるといえます。

次に日常的に社内で行う従来のFAX機を使用した発注業務のフローを細分化してみました。発注業務の一般的な運用は一度紙に印刷して、上司に申請と捺印をもらう部分に多くの時間を要しています。FAX機を使用した運用課題はダイヤルの押し間違いによる「FAX誤送信」や「紙の管理問題」です。注文書の原紙は自社の社内規定で一定期間保管している企業も多く存在します。

従来のFAX機による運用課題は自社で専用のFAXサーバを構築することで解決ができます。また業務システムとの連携により、ペーパーレスでFAX送信業務を自動化することが可能です。一見メリットが多いFAXサーバによる発注業務の運用ですが、将来的な拡張性やサーバの保守管理業務の手間が課題として残ります。

FAXサービスを活用して受発注業務のDX化に取り組む

現在、多くの企業が2020年よりテレワークの対応と定着に向け様々な取組みをしています。2022年は「電子帳簿保存法改正」、2023年の「インボイス制度の開始」、2024年の「NTT東西による固定電話のIP網移行」は既存のEDIシステムやFAXサーバの継続運用に影響します。これらの課題は少なからず企業の受発注業務に関わってくることが想定されます。

企業の業績に直結してくるのが受注業務となりますが、従来のFAX機を使用した受注業務を細分化したフローがこちらの図となります。

FAXを紙から電子イメージとして単にクラウドへ保管するだけではなく、FAX受注のデジタル化をとことん進めていく際に、FAXサービスとAI-OCRやRPAを活用することで、大部分の業務フローについて自動化が実現できます。

企業間取引のDX化でFAXサービスを選択する理由とは？

企業間取引に関わる身近なFAX業務に着目し、DX化を進める上でFAXサービスを選択する際にFAX機、FAXサーバと比較して、そのメリットについて理由を挙げてゆきます。

1つ目は「ロケーションフリーな業務環境」です。オフィス内の複合機FAXは転送機能もあり非常に多機能であるといえますが、コロナ渦の影響でオフィス面積の縮小化が進み、事務所や拠点統合のケースが増加していることから、複合機の台数は減少傾向にあります。

社員のテレワーク時に、ビル内の計画停電、ましてや災害時のBCP対策を考慮すると複合機FAXは最適な選択ではないと言えます。また多くの企業において基幹システム自体のクラウド移行が進んでおります。FAXサーバはクラウド環境での運用が困難となり、こちらは選択から除外されてしまいます。

テレワークが浸透している今、「安全にどこでも業務が行える環境の確保」はFAXサービスの選択により可能となり、今後の働き方の変化にも柔軟に対応できます。

２つ目は「ピーク時を想定した回線リソースのキャパシティ」です。オフィス内の複合機FAXは多くの回線は搭載できません。その為に繁忙時期やピーク時間帯には話し中で注文が受けられない状況が起こり得ます。

その点、FAXサーバは大量の回線を保有できますがピークを想定した回線と機器配備に高額な維持コストが発生します。FAXサービスは１回線の契約で大量の同時着信が可能となり、1時間以内に1万件のFAX送信処理にも対応しています。FAX受注業務において、十分な回線リソースが確保できない状況は、ビジネスの機会損失に繋がってくるので非常に重要なポイントです。

3つ目は「他サービス連携による拡張性」です。受注業務のペーパーレス化を進める上で、文書管理、そしてAI-OCRとの連携は必要不可欠となっています。その際に重要視されるのが、文字の読み取り精度となります。どんなにOCRエンジンの精度が高くとも、一度複合機で紙を出力後にスキャンした電子データは画像劣化が避けられません。FAXサービスは一度紙に出さずPDFに変換されるために画像劣化を防ぎ、AI-OCRの読み取り精度が大幅に向上します。

また企業間取引においてはEDI取引に対応した環境の準備が必要不可欠です。「紙のFAXを電子化して受信」、「文字認識とEDIデータへの変換」、「基幹システムや取引先への通信」まで一連のフローを実現させるのが、株式会社データ・アプリケーション社が提供する「OCRtran / オーシーアール・トラン」となります。

EDIとFAXのボーダーラインを取り除くようなソリューションを導入する取り組みは、「企業間取引のDX推進」を目指す多くの企業において、今後いっそう活性化し、将来的に広く世間に浸透してゆくことでしょう。