こんにちは、株式会社トランザクト 営業部の大和田と申します。
国内企業のオフィスに必ず備わっているといっても過言ではないFAX機（複合機）。普段の業務でよく利用されている方とほとんど利用されない方がいらっしゃると思いますが、今回はFAX受信業務について焦点を当ててみました。よろしければ、最後までお付き合いください。
FAX受信業務の課題
2019年4月1日から施行された『働き方改革法案』。また、2020年1月16日に国内初の新型コロナウィルス感染者が確認され同年4月25日に4都道府県に発出された緊急事態宣言による『テレワーク体制導入推進』により各企業が抱える数多くの課題。
今回はその中でも『FAX受信』による業務課題について考えていきたいと思います。
企業間取引のコミュニケーション手段として、日本企業社会に未だ根付いている『紙文化』。
メール受信した情報を複合機から印刷して『紙面上の情報』を手元に業務を行っている方々いらっしゃいますよね。いったん就業期間を1年間、いや半年間で区切った場合、一度も『紙』に触れずに業務を遂行できる仕事は皆無に等しいのではないでしょうか？
なかでも受注業務、支払い確認業務、勤怠管理業務等、クリティカルな情報を電子メールではなく何気なく普段利用しているFAXでやり取りしながら業務を行っている方々がいらっしゃるはずです。
そこで課題になるのが、上述の『働き方改革』や、『テレワーク体制導入推進』を想定した課題例を列挙してみます。
- FAX受信した『紙面上の情報』をもとに業務を遂行しなければならず特定の部署の方々が出社しなければならない。
- 複合機やFAX機のインクや用紙を補充するためにご自身の業務以外にこれらの対応をしなければならない時がある。
- 受信したFAXの入力後に、ファイリングしなければならない。
（ファイル保管場所のコスト、資料廃棄コストも掛かる） - 手作業でスキャンして社内ネットワーク上の指定フォルダに保存しなければならない。
- 受信したFAXを誰かが持っていってしまいFAXが行方不明になる。
- 特定の受信FAXを探すのに手間と時間がかかっている。
- プラス要因として、紙やトナー、カウンター料金、受信したFAXを取りに自席から往復するなど把握しにくい人件費を含めて、合算すると様々な付帯経費が掛かっている。
- その他・・・
上記に漏れている課題も有るかと思いますが、数々の課題を抱え解決方法についてご検討されていらっしゃる企業様も多いのではないでしょうか。
FAX受信業務の効率化は可能？
このような各課題を簡単且つ低コストで解決することが出来たらいいですよね。
では、どうすれば上述の課題が解決できるのか、方法例を挙げていきます。
1．複合機で受信したFAXサービスによる『紙面上の情報』をデータ化できないか。
→各社複合機メーカー様におかれまして、受信したFAXを複合機のオプションサービス機能でPDF等にデータ化する方法がありますが、あくまで「複合機ありき」が前提となります。
FAXサービスを利用すれば複合機やFAX機がなくてもPDF等のデータ化が可能。且つ社外からVPN接続で社内ネットワークにアクセス出来れば『テレワーク対応』も可能となります。
2．複合機やFAX機のインクや用紙の補充対応が必要。
→FAXサービスの採用で、複合機やFAX機の各補充対応が不要になります。
3．受信FAXをファイリング。
→FAXサービスでデータ化すれば紙のファイリングが不要になります。
4．手作業でスキャンして指定フォルダへ保存。
→FAXサービスで受信した原稿ファイルを自席のPCから指定フォルダへ保存すれば複合機へ往復する必要がなくなります。
5．受信しているはずのFAXが行方不明になる。
→FAXサービスで受信した原稿ファイルを指定フォルダへ自動保存する。または特定のグルーピングメールアドレスや個人メールアドレスで受信すれば行方不明になることがなくなります。
6．過去に受信したFAXを探すのに時間が掛かる。
→FAXサービスで受信した原稿ファイルを社内ルールに従いデータ保存することで、ファイルをめくって紙の原稿を探す手間が省けます。
7．紙やトナー、カウンター料金、人件費等の付帯経費が掛かっている。
→FAXサービスの採用により、複合機運用に掛かるコストならびに往復作業による人件費が大幅に削減可能です。
8．その他の課題に関しましては弊社営業担当またはホームページよりご相談ください。
FAX受信業務の課題解決方法教えます！
弊社のFAXサービスは、お客様の環境に専用機器類の設置を必要とせずFAX受信した原稿を自動でデータ化することで様々な課題解決が可能となります。
弊社FAX受信サービスでは、お客様専用のFAX受信番号を提供させていただき、メールまたはFTP、およびBCP対策等でメール・FTP両方でFAX受信のデータ化を実現いたします。
データ化したFAX受信原稿をOCR連携すれば更なる効率化が可能です。
弊社では、『働き方改革』や『テレワーク体制導入推進』を実現すべくOCRベンダー様との協業に取り組み、実績も増えつつある状況です。
FAX受信サービス自体は非常にシンプルなサービスとなっておりますので、お客様のシステム連携等にも柔軟な対応が可能となっております。
まとめ
クリティカルな情報を扱うFAX受信サービス業務において、BCP対策も万全を期してご提案が可能です。弊社FAXサービスのネットワークに関しましては世界最大級のワールドワイドなFAXネットワークをバックボーンとして利用しており、国内において震災等の災害が発生した場合も海外のネットワークを利用することでサービスの継続利用が可能となります。（オプション）
また、24時間365日の有人サポートサービスを標準でご提供しておりますので安心してご利用いただけます。
お客様毎にご希望の運用方法や受信方法が異なると思いますので、弊社サービスで課題解決が可能か否か、導入実績やご相談の経験値をもとにお打合せさせていただきますので、お気軽にご相談いただければと思います。
受信業務を効率化するための弊社FAXサービス専用ソフトウェアもご用意しております。
お客様のFAX受信業務に関する課題解決につきまして、TransFaxサービスにご興味いただけましたら、弊社ホームページよりお問合せください。
最後までご覧くださいまして、ありがとうございました。
