FAXサービスのメリット・デメリット

「最近FAXを使用していますでしょうか？」

携帯保有者の9割以上はスマートフォンを使用し、数多くのSNSなどが普及している令和3年の時点で、どれだけの方がFAXを日常使用しているのでしょうか。やはりプライベートでFAXを使用している方は、ほぼいないのではないかと思います。

ただ業務でFAXを使用している方（企業）は、想像以上に多いのが実情です。

TransFaxは、クラウドFAXサービスならではの柔軟性と拡張性により、お客様の業務システムや業務形態にあわせて柔軟に適応することができます。米国大手のFAXネットワークを使用しているため、セキュリティと信頼性が非常に高く、ミッションクリティカルな業務においてご安⼼してご利⽤いただけます。

FAXはなくならない

知っている方は少ないかもしれませんが、FAXは電話よりも33年早く誕生しており、すでに178年が経過している通信技術になります。

当初は非常に高価で大型な機器が必要であり、一般に広がりを見せるのは1980年台にはいってからでした。　それでもすでに40年以上の歴史があります。

確かに冒頭で触れたようにプライベートでの利用は激減し、FAX機が米国の「スミソニアン博物館」に展示されている事からも、過去の産業遺産というイメージを持たれている方は多いでしょう。またビジネスユーズがあるのも日本だけであって、世界的には笑われるような時代遅れの通信方法だというイメージを持たれている方もいるかもしれません。

実際調べてみると、現在でも新たに購入されるFAX機の台数は、年間数百万台規模であり、アメリカで最も購入され、その後は、日本、ドイツ、フランス、英国と先進国が続いています。　昨年の時点でも年間170億枚の文章がFAXでやり取りされているとの集計もあります。

減少はしていますが、世界一のIT大国であるアメリカでもFAXが稼働している状況からも、電話などと同じで、形を変え、FAXはなくならない通信手段だと思います。

FAXサービスへの移行

ではどのように形を変えて残っていくかですが、物理的なFAX機からFAX機への通信ではなく、利便性が格段に上がるFAXサービスへの移行が必須だと考えます。

いつまで続くか見通しがたたないコロナ禍にあって、FAX機で受信したFAXを確認するために出社するという行為自体が非効率であり、このタイミングで今までの業務フローを見直す企業も増えています。FAXサービス・クラウドFAXサービスはFAXの送信/受信共に紙で出力するという行為自体を省く事が可能になり、FAXに関わる業務フローの最適化につながります。

クラウドFAXサービスのメリット

クラウドFAXサービスを使用する事により数々のメリットがありますが、ここではまず以下３点を記載します。

ペーパーレス化

物理的なFAX機を廃止する事により、FAXの送受信をする際の送信原稿や受信用の紙が不要になりますし、それらを保管する手間や物理的なスペースも必要なくなります。

コストの削減

ペーパーレス化によるコスト削減もありますが、自社でおこなっていたFAXサーバー等の維持管理の必要がなくなり、大幅なコスト削減が見込まれます。

業務効率の向上

FAXを電子管理する事が可能になり、基幹システム等との連携がスムーズになります。

上記は一般的なものになりますが、トランザクトが提供しているTransFaxサービスは、以下のようなメリットもあります。

・FAXの送受信が多数のプロトコルで利用できます。

TransFaxではSMTP, SOAP, FTPと既存のお客様のシステムに合ったプロトコルで導入が可能です。

例えば、FAXの送信はSOAPプロトコルで基幹業務システムから、受信はSMTPでメールにてFAX内容を確認する事も可能です。　またFAXの結果確認も上記プロトコルでご利用できます。

・FAX処理能力のキャパシティ問題に対しても万全です。

自社でFAXサーバー等を確保する場合、例えば数ヶ月に1度あるピーク時にも対応できる規模をあらかじめ用意し、それを維持する必要がありますが、TransFaxをご利用いただく場合はその心配はいりません。

世界最大級のFAXネットワークによって、複数データセンターに多数の処理サーバーを配備しております。ピーク時などにも問題はなく、BCP対策としても安心していただけます。

・セキュリティ対策

TransFaxは様々な通信暗号化手段に対応しており、情報漏洩防止においても万全を期しています。また複数のデータセンターは定期的なSOC2レポートを受けており、外部機関によりデータセキュリティ管理も評価されております。

・24時間365日の有人カスタマーサポート

自社でFAX業務運用される場合、サーバーの稼働状況の確認や、問題時の対処等をする担当者が必要になります。TransFaxは標準サービスとして、24時間365日の有人カスタマーサポートをご提供しております。　万が一、気になる事象等が発生した場合もお気軽にお問い合わせいただき、専門スタッフにて対応いたします。