FAXサービスのメリット・デメリット

クラウドFAX

「最近FAXを使用していますでしょうか?」

携帯保有者の9割以上はスマートフォンを使用し、数多くのSNSなどが普及している令和3年の時点で、どれだけの方がFAXを日常使用しているのでしょうか。やはりプライベートでFAXを使用している方は、ほぼいないのではないかと思います。

ただ業務でFAXを使用している方(企業)は、想像以上に多いのが実情です。

FAXはなくならない

知っている方は少ないかもしれませんが、FAXは電話よりも33年早く誕生しており、すでに178年が経過している通信技術になります。

当初は非常に高価で大型な機器が必要であり、一般に広がりを見せるのは1980年台にはいってからでした。 それでもすでに40年以上の歴史があります。

確かに冒頭で触れたようにプライベートでの利用は激減し、FAX機が米国の「スミソニアン博物館」に展示されている事からも、過去の産業遺産というイメージを持たれている方は多いでしょう。またビジネスユーズがあるのも日本だけであって、世界的には笑われるような時代遅れの通信方法だというイメージを持たれている方もいるかもしれません。

実際調べてみると、現在でも新たに購入されるFAX機の台数は、年間数百万台規模であり、アメリカで最も購入され、その後は、日本、ドイツ、フランス、英国と先進国が続いています。 昨年の時点でも年間170億枚の文章がFAXでやり取りされているとの集計もあります。

減少はしていますが、世界一のIT大国であるアメリカでもFAXが稼働している状況からも、電話などと同じで、形を変え、FAXはなくならない通信手段だと思います。

FAXサービスへの移行

ではどのように形を変えて残っていくかですが、物理的なFAX機からFAX機への通信ではなく、利便性が格段に上がるFAXサービスへの移行が必須だと考えます。

いつまで続くか見通しがたたないコロナ禍にあって、FAX機で受信したFAXを確認するために出社するという行為自体が非効率であり、このタイミングで今までの業務フローを見直す企業も増えています。FAXサービス・クラウドFAXサービスはFAXの送信/受信共に紙で出力するという行為自体を省く事が可能になり、FAXに関わる業務フローの最適化につながります。

クラウドFAXサービスのメリット

クラウドFAXサービスを使用する事により数々のメリットがありますが、ここではまず以下3点を記載します。

  • ペーパーレス化

物理的なFAX機を廃止する事により、FAXの送受信をする際の送信原稿や受信用の紙が不要になりますし、それらを保管する手間や物理的なスペースも必要なくなります。

  • コストの削減

ペーパーレス化によるコスト削減もありますが、自社でおこなっていたFAXサーバー等の維持管理の必要がなくなり、大幅なコスト削減が見込まれます。

  • 業務効率の向上

FAXを電子管理する事が可能になり、基幹システム等との連携がスムーズになります。

上記は一般的なものになりますが、トランザクトが提供しているTransFaxサービスは、以下のようなメリットもあります。

・FAXの送受信が多数のプロトコルで利用できます。

TransFaxではSMTP, SOAP, FTPと既存のお客様のシステムに合ったプロトコルで導入が可能です。

例えば、FAXの送信はSOAPプロトコルで基幹業務システムから、受信はSMTPでメールにてFAX内容を確認する事も可能です。 またFAXの結果確認も上記プロトコルでご利用できます。

・FAX処理能力のキャパシティ問題に対しても万全です。

自社でFAXサーバー等を確保する場合、例えば数ヶ月に1度あるピーク時にも対応できる規模をあらかじめ用意し、それを維持する必要がありますが、TransFaxをご利用いただく場合はその心配はいりません。

世界最大級のFAXネットワークによって、複数データセンターに多数の処理サーバーを配備しております。ピーク時などにも問題はなく、BCP対策としても安心していただけます。

・セキュリティ対策

TransFaxは様々な通信暗号化手段に対応しており、情報漏洩防止においても万全を期しています。また複数のデータセンターは定期的なSOC2レポートを受けており、外部機関によりデータセキュリティ管理も評価されております。

・24時間365日の有人カスタマーサポート

自社でFAX業務運用される場合、サーバーの稼働状況の確認や、問題時の対処等をする担当者が必要になります。TransFaxは標準サービスとして、24時間365日の有人カスタマーサポートをご提供しております。 万が一、気になる事象等が発生した場合もお気軽にお問い合わせいただき、専門スタッフにて対応いたします。

クラウドFAXサービスのデメリット

デメリットとして考えられる点を下記に記載します。

・導入までのハードルが高い印象を抱いてしまう

現行のFAX業務からの刷新は、心理的なハードルも含め複数あり、お客様の環境や利用用途などにより多種多様のハードルが存在すると思います。

「既存システムとはどのような形の連携が可能なのか?」

「どうすれば業務効率を適切に向上できるのか?」

情報収集や社内提案なども含め、ハードルが高いと考えられている企業も多いでしょう。

・サービス使用による新規費用

受信サービスにおいては、通常のFAX受信ではかからなかった受信FAX毎の費用などがかかります。

まとめ

最後にFAXは今後もなくなりません。

どう効率的にFAX業務をしていくかが、ますます大事なポイントになってきます。

21世紀の現在、FAXを所有する時代はすでに終わり、今はサービスとしてFAXを利用する時代です。

トランザクトが提供するTrasnsFaxは基幹業務に特化した、クラウド型のインターネットFAXサービスです。

前項で記載したデメリット、導入までのハードルや費用面についても、トランザクトの営業部宛てにご相談下さい。経験豊富な担当者が、多数ある導入事例などを元に、お客様に最適なご提案をさせていただきます。

ご興味を持たれた方はぜひ下記から資料ダウンロード、及びトランザクトホームページよりお気軽にお問合せ下さい。