FAXサービスの結果管理の方法は？

みなさんはFAX送信後の結果管理はどうしていますか？

FAXでの送信は、相手側（FAX受信側）の回線状況の影響もあるため必ず届くとは限りません。

例えば、注文書をFAX送信して話中などのエラーで届いていなかった場合、FAX受信側では気づくことができませんので、FAX送信側で結果管理をしていないと注文した商品が納品されず業務に大きな影響が出てしまいます。

今回はFAX送信サービスの結果管理の方法をお客様の目的や運用方法に合わせて解説していきます。

FAX送信の結果管理の必要性

上記の通りFAXでの送信は、相手側（FAX受信側）の回線状況の影響もあるため必ず届くとは限りません。

FAXの送達率を上げるために、一般的な複合機やFAXサービスでは、不達になった場合でも自動で複数回リトライ（再送）する機能が付いていますが、その間も話中が継続してFAX受信が話の回線が埋まっていた場合は話中エラーとなって不達となってしまいます。

また、FAX送信が不達となる原因として多い宛先FAX番号の間違いがありますが、この場合は複数回リトライしても送達することはありません。

話中エラーの場合はそのまま再送する、宛先FAX番号間違いの場合は番号を確認して再送する、原因不明のエラーの場合はサービス運用会社に問い合わせるなど、不達になった原因によって対応を考えておく必要があります。

複合機とFAXサービスの結果管理の違い

複合機からのFAX送信とFAXサービスからのFAX送信では送信結果の管理方法が異なります。

複合機からFAX送信した場合の結果管理の方法は、複合機の操作パネルからの確認、通信レポートや不達FAXが自動出力された紙面での確認などが一般的です。

一部機種によってはメールでの通知やWEBブラウザーなどでの一覧確認ができる機能もあります。

FAXサービスでFAX送信した場合の結果管理の方法は、メールでの通知やWEBブラウザーなどでの一覧確認などが一般的です。

複合機からFAXサービスに切り替える場合、紙面での自動出力がないので、メールの確認や定期的なWEBブラウザー画面のチェックが必要となります。

運用方法が変わるので慣れるまでは大変かもしれませんが、FAX送信結果が電子データとして残るので保存したり、後で検索したりすることが、紙面よりも結果管理が容易となります。

なお、FAXサービスの場合、FAX送信のエラーに加え、ユーザー様からFAXサービスまでの通信エラーやFAXサービス内での処理エラーなどもありますので、エラー内容には注意する必要があります。

FAXサービスの送信結果管理方法のメリット・デメリット

FAXサービスでFAX送信した場合の結果管理、メールでの通知とWEBブラウザーなどでの一覧画面で管理を比較したメリット・デメリットは下記の通りです。

メール通知の場合、プッシュで届くのですぐにFAXの結果に気づくことが可能です。

ただし、FAX1件ごとにメール通知が届くと、送信件数によっては大量のメールを処理しなければいけないので、対応が必要な不達になったFAXを見逃す可能性もあります。送信件数によってはFAX送信成功の通知はせずに、不達のメール通知だけする運用をされているユーザー様もいらっしゃいます。

一覧画面で結果管理する場合、送信したFAXが一覧画面で確認できるので、送信件数が多くても管理しやすいです。FAXサービスを利用する場合、FAX送信を基幹システムなど連携して自動化していることが多くいです。FAX送信を自動化している場合、FAX送信件数も比較的多いので、一覧画面で結果管理が適しています。

ただし、不達FAXにすぐには気づきづらく、1日数回定期的にWEBブラウザーなどのFAX送信結果の一覧画面を確認し、不達になっているFAXを特定して再送する必要があります。

結果管理の方法をどうするかは、誰が担当するかにもよります。

FAX送信の結果管理を誰が担当するかは企業によって異なります。弊社FAXサービスのユーザー様ではFAX送信の結果管理をする担当者は、「送信者自身」か部門や拠点毎に設けている「管理者」の２つに分けられます。

送信者自身が結果管理の担当となる場合、メール通知が適しています。実際にFAX送信した担当者が結果管理するので、1人あたりの処理する件数は比較的少なく、宛先FAX番号が間違っていても自分で確認、修正して再送でき1人で完結できます。ただし、送信者が多忙や休みなどでメール通知を見逃した場合は、注意が必要です。結果通知メールの宛先をグループのメールアドレスにして、フォローできる体制にしたほうがいいかもしれません。

部門や拠点毎に設けている管理者が結果管理する担当となる場合、扱うFAX送信の件数も比較的多いので一覧画面での管理が適しています。ただし、宛先FAX番号間違いなどいちいち各営業担当などに確認する必要がある場合、対応に時間と手間がかかるかもしれません。

上記のメール通知と一覧画面での管理の２つを掛け合わせて結果管理しているユーザー様もいらっしゃいます。その場合、メインは送信者がメール通知を確認して不達があれば再送し、送信者の対応状況を管理者が一覧画面で確認して対応漏れがあればフォローして、送信者と管理者の双方でより抜け漏れがなく手間もかからない仕組みで運用しています。

トランザクトのFAXサービス「TransFax」の結果管理の仕組み

弊社のFAXサービス「TransFax」の結果管理の方法は、お客様の運用方法に応じて柔軟かつ効率的なFAX結果管理環境をご提供いたします。

メールでの通知はもちろん、WEBブラウザーやお客様システムなどでの一覧確認が可能です。

一覧確認は専用のソフトウェア「FaxMaster Lite」を導入いただき管理していただくことも可能です。宛先FAX番号と取引先名をマスター登録しておけば、送信結果の一覧に社名も表示されるのでより管理しやすい仕組みとなっております。また、再送はボタン１つでその日不達となったFAXを一括で再送する機能もございます。

ユーザー様が使い慣れているお客様自身のシステムに取り込んでいただく事例も多いです。その場合は、TransFaxからメール、SOAPクエリ、FTPで結果の取得が可能です。

また、ユーザー様で結果管理をしている際に「送信結果が確認できない」、「複数回再送しても届かない」などの事象があった場合は。24時間365日受付している弊社カスタマーサポートで調査が可能です。

資料ダウンロードやオンライン相談も承っておりますのでお気軽にご連絡ください。