居宅介護支援でのFAXサービス活用法

居宅介護支援では、ケアマネージャーとホームヘルパーやデイサービスなどの居宅サービス事業者との間で、多くの書類をFAXでやり取りしています。

2023年4月から開始した厚生労働省主導の「ケアプランデータ連携システム」でペーパーレス化や脱FAXの動きもありますが、まだまだFAXでのやり取りがあるのが現状です。

今回は居宅介護支援でどのようなFAX業務があるのか、FAXサービスを活用することでどのようなメリットがあるかを解説していきます。

居宅介護支援でのFAX利用状況（ケアプラン作成）

居宅介護支援とは、介護を必要とする利用者が可能な限り自宅で自立した日常生活を送ることができるようにする介護保険法保険給付対象サービスのひとつです。

要介護者・要支援者が介護保険サービスを利用する場合、ケアマネージャー（介護支援専門員）が作成するケアプラン（介護サービス計画書）が必須となります。

ケアプラン作成には、利用者宅で直面している課題を把握してどのようなサービスが必要なのか検討するアセスメントを経て、ケアプラン原案を作成し、ご利用者とその家族、主治医、ケアプラン原案に位置付けた指定居宅サービス事業者を一堂に会して実施するサービス担当者会議が必要となります。

ケアプランはケアマネージャーからご利用者と居宅サービス事業者に交付するもので、紙で作成して手渡し、FAX、郵送等で交付しています。

各居宅サービス事業者は、ケアプランをもとに訪問介護計画書や通所介護計画書などを作成し、ケアマネジャーに手渡し、FAX、郵送等で交付しています。

サービス担当者会議の日程調整も居宅サービス事業者とはFAXでやり取りすることがあります。

ケアプラン作成後、作成されたケアプランに沿ってサービス提供ができているかなどの実施状況をご利用者とその家族から定期的に確認するモニタリングを実施する必要があります。

モニタリングでは、ケアマネジャーがモニタリングシートを作成するために、各居宅サービス事業者が作成した状況報告書を確認して必要に応じて記録しています。状況報告書は各居宅サービス事業者からケアマネジャーへFAXで届くことが多いです。

また、介護給付費を計算するために、毎月ご利用者の1ヵ月分の介護サービスの利用実績を記入するサービス提供票という書類があります。ケアマネジャーが作成し、各居宅サービス事業者が実績を記入して、ケアマネジャーにFAXや郵送等で返しています。

1人のご利用者でも複数の居宅サービス事業者が関係していることが多いので、その数だけ状況報告書、サービス提供票が作成されFAXのやり取りが発生しています。

上記で挙げたケアプランや個別サービス計画書等の書類は保管が義務付けられているものもあり、紙だと保管するスペースも課題となっています。

ケアプランデータ連携システムとは、ケアマネジャーと居宅サービス事業者の間でやり取りされるケアプランやサービス提供票等について、データで連携させるための共通の情報連携基盤です。厚生労働省と公益社団法人国民健康保険中央会が中心となって構築され、2023年4月から本稼働しています。

ケアプランデータ連携システムが利用できる介護システムでは、FAXや郵送ではなくデータ共有できるので、効率的なデータ連携ができるようになることが期待されています。

ただし、ケアプランデータ連携システムは利用が義務付けられているわけではないので、すべてのケアマネジャーや居宅サービス事業者がすぐに利用することは難しいと思われます。引き続き、FAXや郵送でのやり取りは残るでしょう。

FAXでのやり取りの手間を少しでも削減するためにFAXサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

FAXサービスを利用することで、相手はFAXのままで何も変更する必要がなく、自分たちは電子化することが可能です。

例えば、居宅サービス事業者がFAXでしか受け付けておらず、ケアマネジャーがケアプランを居宅サービス事業者に送付したい場合、ケアマネジャー側はメール送信するだけで、居宅サービス事業者にはFAXで届けることが可能です。

逆に、居宅サービス事業者が訪問介護計画書をFAXで送付してくる場合、FAX受信サービスを利用すれば、メールで受信することが可能です。

さらに、FAXサービスと介護システムが連携することで、介護システムから直接FAX送受信することが可能です。インターネット環境さえあれば利用できますので、FAX機や複合機、電話回線は不要です。

また、紙だと保管スペースも課題となっておりますが、FAXでのやり取りをFAXサービスに変更することで書類をPDFなどに電子化して、物理的な保管スペースは不要となります。

居宅介護支援では、ケアマネジャーや居宅サービス事業者の間で多くの書類のやり取りがあり、そのうちFAXでのやり取りする書類も多いのが現状です。

ケアプランデータ連携システムにより、今までと比べるとFAXの利用は少なくなるかと思いますが、すべてのケアマネジャー、居宅サービス事業者が対応してFAXが完全に無くなるのはまだまだかかると思われます。

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