皆さん、こんにちは。TransAct Blogにようこそ。
気温の上昇と共に花粉の飛散量が増加し、花粉症の方は連日苦労されていると思います。首都圏などでは、まん延防止等重点措置が3月21日まで延長され、いろいろな予定が変更・中止を余儀なくされていると思います。また日々ニュースで流れるウクライナの光景も、現実とは思えない悲惨な状況でコロナ禍の異常世界も含め、早く平和な日常が戻ってきてほしいと願っています。
さて本題に入りますが、FAXサービスの便利さについて、様々な項目別にご紹介させてもらおうと思います。TransAct Blogでも繰り返しご紹介している通り、FAXは過去の物ではなく、ビジネスシーンでは今でも重要な役割を果たしています。
FAX利用の現状
日本企業でのFAX普及率は90％以上と言われており、現在も様々な業種、用途に使用されています。
よく聞くお話として、FAX業務を廃止してペーパーレス化やシステムの一元化を目指す企業がありますが、大企業ほど取引先が多彩になり相手側の都合により、FAXでしかスムーズな取引が行えないなどの理由で、FAX業務を継続しているというのが現状のようです。
そういった理由などから、変えたくも現状の運用をそのまま継続されている企業が多いようです。FAXは無くならない、ただ何とか業務負荷などを減らしたいという希望に応えられるのがFAXサービスです。
ペーパーレス化を実現する
一般的なFAX業務においては、送信されたいドキュメントを紙で用意し、FAX機を経由して、FAX受信機側で紙出力されます。このやり方だと、送信、受信側の双方に紙が必要になります。
それに加えて、定期的なFAX機のメンテナンス作業や、受信側は用紙やインクの補充などの実費、またFAX機で受信される度に出力されたドキュメントの回収作業も発生します。
尚、コロナ禍においてリモートワークが普及しておりますが、FAX機で受信されたドキュメントの確認、回収作業のためにスタッフを出社させている企業も少なくありません。
これらの問題点をFAXサービスで一気に解決させられます。
弊社TransActが提供しているTransFaxにはそれぞれクラウドFAX送信サービス、クラウドFAX受信サービスがあります。
例えばクラウドFAX受信サービスを利用すれば、紙出力されていたドキュメントを電子化されたファイルで受信できます。
「導入ハードルが高いのでは？」「運用フローが難しそう」
こう思われている方もいらっしゃるかもしれませんが、そんな事はありません。
例えば電子ファイルを受け取られるメールアドレスがあれば、最短2営業日ほどでご利用が開始できますし、FAX番号に関しても、現在0120番号や0800番号の着信課金番号をご利用している場合は、同じFAX番号のままでクラウドFAX受信サービスへ移行する事が可能です。
さらにクラウドFAX受信サービスはPDFかTIFF に受信電子ファイルを選択でき、OCRや電子ファイルの保管サービスとの連携も可能です。これによりFAXドキュメント受信後の社内システムへのデータ入力や帳票のアーカイブ化もペーパーレスで可能となります。
維持・管理作業の負担減や費用削減
FAXサービスを利用する事によって、他にも様々な費用の削減が可能です。
現在、自社にてFAXサーバー等でFAXの送信作業を運用されている場合、1日の送信ピーク枚数や、月のピークに合わせて設備を確保する必要がありますし、一度に送信できる枚数などにも制限があり、送信作業が完了するまでに業務時間の大半を要してしまうような企業もあるようです。
TransFaxクラウドFAX送信サービスですと、世界最大級のFAXネットワークがあり、複数データセンターに多数の処理サーバーを配備しております。またクラウドに多数の回線があり、ピーク時などにも問題はない処理能力が期待できます。
FAX業務に関わる人員についても削減が可能です。
複数のスタッフで手動作業にてFAX送信業務をおこなっていた企業などは、FAXサービスに切り替える事により、それらのスタッフを他のクリエイティブな作業に回す事が可能になります。
FAX機、複合機、FAXサーバーの不具合や故障時ではどうでしょうか。
専用の業者に依頼してから復旧までに時間やコストがかかります。FAXサーバーを自社で運用されている場合は、定期的なメンテナンスや保守契約などにも手間や費用がかかります。
FAXサービスは基本的にそのような心配はありません、クラウド上のシェアードサービスのためサーバーの管理などは必要ありません。
また万が一のサービス障害の際や、質問などを受け付けるカスタマーサポート窓口の存在は、FAXサービスを選定する上で重要な要素です。
セキュリティやBCP対策も安心
業務上、重要なドキュメントをやり取りするFAXにおいて、セキュリティは万全の体制をひく必要があります。
「FAXサービス、クラウドって本当に安全なの？」と思われる方もいると思います。
ただ現状の運用と比較してどうでしょうか。
FAX業務をFAX機や複合機などを使用し、Officeにて複数人で運用されている場合、他の人の印刷物やFAXに紛れ込んでしまうケースや、受信したドキュメントを誤って捨てられてしまうようなことも考えられます。FAXサービスではそういった事は無くなります。
ただしFAXサービスはインターネットを使用するクラウド型サービスなので、セキュリティのリスクはある事は間違いありません。
FAXサービスによって、どのレベルのセキュリティ対策をしているかの違いがありますので、一概にFAXサービス＝安全とは言い切れません。
弊社TransActが提供しているTransFaxはSSL/TLSでの接続に対応しており、定期的にクラウドサービス業者向けのSOC2監査などを取得しています。
また世界規模でサーバーの冗長化がされており、仮に日本で大災害が発生した際でもサービスを停止する事なく運用が可能です。
FAXサービスをご検討される際は、サービスの冗長化がしっかり配備されているか、BCP対策の確認も大事な項目である事をお忘れなく。
まとめ
FAXはビジネスに欠かせない重要なツールです。
効率がいいとは言えない、FAX業務のフローを見直して改善するために、是非FAXサービスの導入を検討されるのはいかがでしょうか。知れば知るほど便利な機能や拡張性があるのもFAXサービスの特徴です。
少しでも興味を持たれた方は下記から資料ダウンロード、及びトランザクトホームページよりお気軽にお問合せ下さい。
