生成AI×AI-OCRで実現するFAX受発注DX｜クラウドFAXを起点に、受信FAXの自動仕訳・データ活用を実現する新しい業務改革

AI

デジタル化が進む現在でも、多くの企業ではFAXが重要な受発注インフラとして利用されています。

特に製造業、卸売業、食品業界、建設業界、物流業界では、取引先とのやり取りにFAXが欠かせないケースも少なくありません。

その一方で、多くの企業が次のような課題を抱えています。

  • 受信FAXの確認に時間がかかる
  • 担当部署への振り分け作業が負担になっている
  • 基幹システムへの入力作業が発生している
  • 人手不足により業務効率化が急務となっている

FAXそのものをすぐに廃止することは難しくても、FAX受信後の業務を効率化することは可能です。

近年ではAI-OCRや生成AI、RPAなどの技術が進化し、FAX業務の自動化に取り組む企業が増えています。

こうした取り組みを支える基盤として注目されているのが、トランザクトのクラウドFAXサービスです。

FAX業務の本当の課題は「FAX受信後の処理」にある

FAXによる受発注業務では、毎日さまざまな帳票が送られてきます。

例えば、

  • 発注書
  • 注文書
  • 見積依頼書
  • 納期変更依頼書
  • 出荷依頼書
  • 各種申請書類

などです。

担当者は受信したFAXを確認し、

  1. 内容を確認する
  2. 担当部署を判断する
  3. 必要な情報を入力する
  4. システムへ登録する
  5. 保管・共有する

という作業を行います。

FAXの件数が増えるほど業務負荷は大きくなり、入力ミスや対応遅延などの原因にもなります。

企業がDXを推進する上で重要なのは、FAXをなくすことではなく、FAX受信後の業務をいかに効率化するかという点です。

クラウドFAXがDXのスタートラインになる

トランザクトのクラウドFAX受信サービス「TransFax」は、FAXを紙ではなく電子データとして受信・管理できるクラウドFAXサービスです。

FAXの電子化によって、

  • ペーパーレス化
  • テレワーク対応
  • 情報共有の迅速化
  • 受信FAXの検索性向上
  • 保管コストの削減

などを実現できます。

しかし、電子化だけでは受発注業務全体の効率化にはつながりません。

受信したFAXをどのようにデータ活用するかが、次のDXステップとなります。

AI-OCRや生成AIとの連携で受信FAXを業務データへ

トランザクトのクラウドFAXサービス自体にAI-OCR機能や生成AI機能が標準搭載されているわけではありません。

しかし、トランザクトはさまざまなOCRソリューションやRPA、帳票管理システム、業務システムとの連携環境を提供しており、クラウドFAXを起点とした業務自動化を支援しています。

例えば、OCRソリューションやAI-OCR製品と連携することで、

  • 発注番号
  • 商品コード
  • 商品名
  • 数量
  • 納期
  • 取引先情報

などをデータ化する運用が可能になります。

さらに、生成AIやRPAを組み合わせることで、

  • 発注書の自動判別
  • 部署ごとの自動振り分け
  • 基幹システムへの登録支援
  • ワークフロー連携

など、より高度な業務自動化を目指すことができます。

トランザクトの強みは「つなぐ力」にある

AI技術が話題になる中、「AI-OCRを導入すれば解決する」と考えられがちです。

しかし実際には、

  • FAX受信
  • OCR処理
  • データ連携
  • 基幹システム連携
  • ワークフロー運用

といった複数の仕組みを連携させなければ、本当の業務効率化は実現できません。

トランザクトの強みは、クラウドFAXを中核に据えながら、さまざまな業務ソリューションとの連携を実現できる点にあります。

実際にトランザクトでは、

  • OCRソリューション
  • RPAソリューション
  • EAI/ESB連携基盤
  • 帳票管理システム
  • ERP・基幹システム
  • kintone連携
  • ワークフローシステム

など幅広いソリューションとの連携実績があります。

単なるクラウドFAXサービスではなく、企業の業務プロセス全体を見据えた連携プラットフォームとして活用できることが大きな特徴です。

生成AI時代だからこそ求められるFAXデータ活用

生成AIの活用が進む現在、企業に蓄積された情報資産の重要性はますます高まっています。

これまで紙やPDFとして保管されるだけだったFAXも、データ化することで大きな価値を生み出します。

例えば、

  • 受注傾向分析
  • 商品需要予測
  • 問い合わせ内容の分類
  • 業務プロセス分析
  • ナレッジ化

などへの活用も期待できます。

生成AIはデータがあって初めて活用できます。

その意味でも、FAXを電子化し、必要に応じてOCRやAIと連携できる環境を整備することは、将来のDX推進に向けた重要な第一歩といえるでしょう。

人手不足時代に求められる業務改革

多くの企業では、人手不足への対応が大きな経営課題となっています。

その中で、

  • 確認する
  • 振り分ける
  • 入力する
  • 転送する

といった定型業務に多くの時間を費やすことは大きな損失です。

クラウドFAXを中心にOCRやRPA、生成AIなどを組み合わせることで、これらの業務を段階的に自動化し、担当者がより付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築できます。

まとめ｜FAXをなくすのではなく、FAX業務を進化させる

FAXをなくすのではなく、FAX業務のムダをなくす。

トランザクトのクラウドFAX受信サービス「TransFax」は、受信したFAXを電子データとして安全に活用できる環境を提供し、OCR・RPA・業務システムとの連携を通じて業務効率化を支援します。

受発注業務の効率化やペーパーレス化をご検討の企業様は、ぜひサービス詳細をご確認ください。

▶ クラウドFAX受信サービス「TransFax」の詳細はこちらhttps://www.transact.ne.jp/receive/overview/
FAX受信を、単なる受信業務からDXの入り口へ。
トランザクトは企業の業務改革を支援します。