企業向けFAXサービスを選ぶ3つのポイント

クラウドFAX

FAXは個人や家庭ではもうあまり利用することは少なくなっており、FAX機自体をお持ちでない方も多いのではないでしょうか。

しかし、企業ではまだまだFAXは利用されています。脱FAXという言葉も出てきましたが、相手側がFAXを希望する場合は、自社もFAXで送受信しなければいけないため、今後もすぐには無くならないでしょう。

そこでFAXサービスという選択肢をご検討してみてはいかがでしょうか。

本記事ではFAX送受信の1つの方法として、企業がFAXサービスを検討する際に重要な3つのポイントについて解説していきます。

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企業向けFAXサービスの必要性

総務省の平成29年版情報通信白書では2016年のFAX機の世帯保有率が38%となっています。
しかし、企業のFAX機の保有率は97%といまだに高い普及率となっております。

なぜ企業では、いまだにFAXが利用され続けているのでしょうか。

お客様によく聞く理由は、自社ではFAXをやめたいが、相手側がFAXを希望しているのでなかなかやめれないという声です。

FAXを自社だけやめることは難しいですが、FAXサービスを利用することで、FAX業務の手間を削減することが可能です。

FAX送受信の方法は、FAX機や複合機、FAXサーバーなどがございますが、これらの方法は機器やモデムの管理や保守が必要となり、情報システム部の負担となります。また、搭載している回線により制限されるため、ピーク時はFAX送信時が遅延したり、FAX受信時は回線が埋まり話中のエラーになったりして、現場のユーザーの業務に影響を与える可能性もございます。

FAXサービスの場合、自社でFAX送受信するのではなく、クラウドでFAX送受信いたしますので機器や回線を持つ必要がございません。さらに、回線はサービス提供会社が保持しているため、すぐに導入可能で、もしFAXを利用しなくなった場合でも、利用した分だけの料金が発生する仕組みなので、それ以降の費用は発生することはございません。

それでは企業がFAXサービスを選ぶ際は何に気を付けたらいいのでしょうか?
次からは実際に選ぶ際に重要なポイントを挙げて解説していきます。

企業向けFAXサービスを選ぶポイント1「セキュリティ」

企業向けのFAXサービスで、まず気になることは「セキュリティ」です。

企業間でFAXをやりとりする場合、注文書や申込書などに個人情報など漏洩してはまずい情報が入っていることがあるため、セキュリティがしっかりしているサービスかを確認する必要がございます。

特にFAXサービスは、インターネットを通してクラウドに接続するため、インターネット経路のセキュリティに不安を感じることもあるかもしれません。FAXサービスによってはインターネット経路にSSL/TLSなどの暗号化に対応しているFAXサービスもございますので、セキュリティを気にする場合はSSL/TLSに対応しているFAXサービスを選ぶほうがいいでしょう。

また、金融機関様などよりセキュリティ要件が厳しいお客様では、第三者機関からの認証を受けているFAXサービスかどうかを確認される場合もございます。

クラウドサービス業者向けのSOC2監査やISOなどを取得しているFAXサービスもございますので、セキュリティ要件が高いFAXをご利用のお客様は、第三者機関からの認証があるかどうかも気にしてみても良いかもしれません。

企業向けFAXサービスを選ぶポイント2「処理能力」

企業向けのFAXサービスで、次に気になることは「処理能力」です。

企業でのFAX送受信は1日数千枚におよぶこともあり、中には月末のピーク時に請求関連の帳票を1時間で1万枚のFAX送信している企業様もいらっしゃいます。

FAX機や複合機、FAXサーバーをご利用している場合、数千枚送信すると1日中かかってしまい、発注が遅くなってしまうという声もよくお伺いします。さらにその間、他のFAXが受信できないなど、他の業務にも影響が出る場合もございます。

FAX送信に時間がかかっていてFAX業務に支障がでている場合は、クラウドに多数の回線を所持していて処理能力が高いFAXサービスの導入をおすすめいたします。

ただし、FAXサービスの中でも処理数に制限を設けているサービスもございます。HPなどではあまり記載のない情報もあるかもしれないので検討の際には、処理能力の確認をしてみてください。

企業向けFAXサービスを選ぶポイント3「ユーザーの利便性」

企業向けのFAXサービスで気になること、3つ目は「ユーザーの利便性」です。

企業向けのFAXサービスの検討は、情報システム部が担当することが多いと思いますが、実際に利用するのは現場のユーザー様です。

現場のユーザー様からは、今の運用を変えたくないということはよく聞きます。
FAXサービスに変更すると、紙を利用しなくなるため運用は大幅に変わります。

せっかくFAXサービスを導入しても、手間がかかるFAXサービスや覚えるのに時間がかかるFAXサービスですと、ユーザー様に利用してもらえず、無駄になってしまいます。

最初のうちはユーザー様も抵抗があるかと思いますが、簡易的で手間を削減できるFAXサービスを導入することが必要です。

FAXサービスでは、基幹システムと連携することで、FAX送信を自動化することできるFAXサービスもございます。また、受信したFAXを電子化して、OCRで取り込んでデータ化するまでの一連の流れを自動化することも可能です。

FAXサービスを選ぶ際は、ユーザー様の既存の運用を変えることにはなるかと思いますが、手間を削減するため、システム連携して自動化することも検討してみてください。

まとめ

本記事では、企業向けのFAXサービスを選ぶ際の重要なポイントとして「セキュリティ」、「処理能力」、「ユーザーの利便性」の3つを挙げさせていただきました。

もちろんお客様により他にも異なるポイントもあるかと思いますが、FAXサービスを選ぶ際のご参考にしていただければ幸いです。

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