近年、多くの企業でMicrosoft 365、Google Workspaceなどのクラウドメールサービスを利用したメール環境が導入されており、高度なセキュリティ機能によって日々さまざまな脅威からメールを保護しています。
一方で、こうしたセキュリティ機能が正常なメールに対して働いてしまい、結果として「受信したはずのメールが見当たらない」「FAXが届いていないと思ったら後から検疫されていた」といった事象が発生する場合があります。
先日、弊社クラウドFAX受信サービスをご利用中のお客様から、
- クラウドFAX受信メールがMicrosoft 365の検疫により隔離された
- 一度受信したメールが翌日に見当たらなくなった
- クラウドFAX受信メールが通常より遅れて届いた
といったお問い合わせをいただきました。
弊社にて調査を実施した結果、サービス側の障害や送信異常は確認されず、受信側メールシステムのセキュリティ機能による影響が考えられる事象であることが分かりました。
今回は、クラウドFAX事業者の視点から、このようなメール受信トラブルの背景と対策について解説します。
クラウドFAXは「メール」が重要なインフラ
クラウドFAX受信サービスでは、FAXを受信すると、内容をPDF（またはTIFF）化し、利用者へメールで送信する仕組みが一般的です。
- FAXを受信
- PDF（またはTIFF）へ変換
- メールで利用者へ送信
という流れでサービスが提供されています。
つまり、FAX受信そのものは正常に完了していても、メールが受信者へ届かなければ、
「FAXが届いていない」と認識されてしまいます。
実際にはFAX受信そのものに問題がなくても、メール到達の過程でセキュリティ機能の影響を受けるケースがあるため注意が必要です。
セキュリティは「後から判定が変わる」時代になった
かつてのメールセキュリティは、「届く前にチェックする」という仕組みが主流でした。
しかし現在は、
「一度届いたメールでも危険と判断したら後で隔離する」
という考え方が一般的になっています。
Microsoft 365の「ZAP」とは？
例えば Microsoft 365 には「ZAP（Zero-hour Auto Purge）」という機能があり、一旦配信されたメールでも後から危険と判定された場合、受信トレイから自動的に検疫へ移動させることがあります。
https://learn.microsoft.com/ja-jp/defender-office-365/zero-hour-auto-purge
例えば、
- 午前10時にメールが到着
- 受信トレイに正常配信
- 午後3時にMicrosoft側の分析結果が更新
- 危険性があると判断
- メールが自動的に検疫へ移動
という動作が発生します。
利用者から見ると、
「午前中は確かに見えていたメールが、翌日には消えている」
という現象になります。
今回お問い合わせいただいた事例でも、
- メールは配信されていた
- 後から検疫された
- IT管理部門で検疫から復元できた
という状況が確認されており、このような仕組みによる影響の可能性が考えられました。
メール配信が遅れる？ Microsoft Defender for Office 365「Safe Attachments」
またMicrosoft Defender for Office 365には「Safe Attachments」と呼ばれる機能があります。
これは添付ファイルの安全性を確認するための仕組みです。
クラウドFAXの受信メールにはPDFファイルが添付されるため、環境によっては添付ファイルの検査が行われます。
通常は短時間で処理されますが、
- Microsoft側の解析待ち
- セキュリティポリシーの設定
- システム負荷
などの要因によって、メールが数十分から数時間程度遅れて配信される場合があります。
FAXそのものの受信は完了していても、利用者からは
「FAXが届いていない」
ように見えてしまうことがあります。
Google Workspace（Gmail）でも発生します
Google Workspaceには、
- スパム・フィッシング対策
- 添付ファイルのマルウェア解析
- メール隔離（Quarantine）
- Security Sandbox
などの機能があり、危険と判断されたメールを隔離したり、添付ファイルを解析したりする仕組みがあります。
特に Security Sandbox では、
添付ファイルを仮想環境で実行・解析し、安全性を確認した上で配信する
仕組みとなっており、その結果としてメール配信が数分遅延する場合があります。
また Google Workspace においても、管理者は後から脅威メールを検索し、ユーザーのメールボックスから削除・隔離することが可能です。
その結果、利用者から見ると、
- 昨日は確かに見えていたメールが消えた
- IT部門へ確認したら検疫されていた
- 気づかないうちに隔離されていた
という現象が発生します。
添付ファイル付きメールは特に影響を受けやすい
クラウドFAX受信メールには通常PDF（又はTIFF）ファイルが添付されています。
現在のクラウドメールサービスでは、この添付ファイルに対して高度な解析が実施されることがあります。
上述したように、Microsoft Defender for Office 365には「Safe Attachments」、Google Workspaceには「Security Sandbox」と呼ばれる仕組みが存在し、添付ファイルを仮想環境で検査してから配信する機能があります。
これらの機能はランサムウェアや未知のマルウェア対策として非常に有効ですが、
- 配信まで数分～数十分かかる
- 環境によってはさらに長くなる
- 判定結果によっては隔離される
といった可能性もあります。
最も有効な対策は「許可設定」
このような事象を防ぐために最も効果的なのは、メール管理者による許可設定です。
1. 送信元を信頼済みとして登録する
クラウドFAXサービスの
- メールアドレス
- 送信ドメイン
- 送信元IPアドレス
を許可リストへ登録することで、誤判定のリスクを低減できます。
2. 検疫通知を有効にする
多くのメールシステムには、「メールを隔離した際に通知する」機能があります。
これを有効にしておくことで、「メールが見当たらない」ではなく、
「検疫されていることに気付ける」ようになります。
3. 定期的に検疫フォルダを確認する
重要な連絡や業務上必要なメールを日常的に受信している場合は、検疫フォルダやスパムフォルダを定期的に確認することをおすすめします。
特にクラウドFAXのように、受信したFAXがメールで配信される仕組みを利用している場合、正常なメールであってもセキュリティ機能によって隔離される可能性があります。
定期的に確認する運用を取り入れることで、万が一メールが検疫された場合でも早期発見につながり、業務への影響を最小限に抑えることができます。
FAXの送受信状況を確認できる「アクティビティレポート」
トランザクトのクラウドFAXサービスでは、送信・受信したFAXの履歴をレポート形式でメール配信する**「アクティビティレポート」**をご利用いただけます。
アクティビティレポートは、あらかじめ設定した時刻に、その期間中のFAX送受信実績を一覧でお知らせする機能です。
万が一、メールセキュリティ機能の影響によりFAX受信通知メールが隔離された場合でも、アクティビティレポートと実際の受信メールを照合することで、受信漏れや見落としの有無を確認できます。
特に、FAXを重要な業務連絡手段として活用されているお客様にとっては、送受信状況を定期的に把握できるため、運用上の安心につながる機能です。
メール受信環境のセキュリティ強化が進む中、重要なFAXが確実に確認できているかを把握する手段として、アクティビティレポートの活用をおすすめしております。
クラウドFAX事業者としてお伝えしたいこと
現在のメール環境では、セキュリティ対策は年々高度化しています。
これは利用者を守るための重要な仕組みですが、その一方で正常な業務メールが誤って隔離される可能性もゼロではありません。
そのため、「FAXが届いていない」と思った場合でも、
- FAXサービス障害
- 通信障害
だけでなく、
- メールシステムによる検疫
- 添付ファイル検査による遅延
- セキュリティポリシーによる隔離
も原因として考慮することが重要です。
トランザクトは今後も安定したサービス提供に努めるとともに、お客様の運用環境に応じたサポートを行ってまいります。
「FAX受信するはずなのにメールが見当たらない」 「メールの到着が遅い」
といった事象がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
