FAXサービスと電帳法の改正について

クラウドFAX

2022年1月1日(令和4年)より、電子帳簿保存法が改正されました。
この内容がなかなかわかりにくいことと一部の企業ではすぐに対応が難しいなどの理由で、改正法施行後となっても対応が終わられていない企業も多いのではないでしょうか?
あまりにも対応のハードルが高くて、メールでやりとりしていた書類を郵便に変更するなどという完全に目的とは逆行した対応を取られている企業もあると聞きます。

基幹系業務においてFAXサービスを使用されている企業においては、この電子帳簿保存法の対象となる、請求書や見積書、発注書、などをFAXでやり取りしている場合も多く見られます。
そこで、今回はFAX帳票に関連する電子帳簿保存法の改正ポイントとFAXサービスについて取り上げたいと思います。

FAXサービスと電子帳簿保存法の関係は?

まず、電子帳簿保存法について国税庁のWEBサイトに記載されている法令解釈通達から、ファクシミリに関連する記述を見てみましょう。

【引用】「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」の一部改正について(法令解釈通達)https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaiseir030628/

別紙
https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/sonota/kaiseir030628/pdf/01.pdf

上記別紙の「7-8 」の項目に以下の通りファクシミリについての記述がありました。

(ファクシミリの取扱いについて)
7-8 ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送信側においては書面を読み取ることにより送信し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱うが、複合機等のファクシミリ機能を用いて、電磁的記録により送受信し、当該電磁的記録を保存する場合については、法第2条第5号に規定する電子取引に該当することから、規則第4条に規定する要件に従って当該電磁的記録の保存が必要となることに留意する。

一言で「ファクシミリの取り扱い」としていますが、使用方法によって2つの対応に分かれていることがわかります。要約すると、

  1. 一般的なFAX送受信については、書面での取引とみなす
  2. 複合機などを用いたデータの送受信により紙面を出力せずデータを保存する場合は、電子取引とみなす

FAXサービスが該当すると思われるのは上記の2番目になります。FAXサービスを介して請求書などPDFやTIFFなどのデータとして受け取っている場合は、電子取引とみなされるので、本法令に則って対応する必要があるものと考えます。

FAXサービスで受信したPDFファイルを紙で印刷しての保存は不可に

改正された電子帳簿保存法では、受け取った電子取引データを印刷しての紙保存が不可となりました。その点について2021年12月までの法律(令和元年12月16日施行)と2022年1月からの改正後の法律(令和4年1月1日施行)における「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」について記述の違いを見てみましょう。

【引用】電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成十年法律第二十五号)
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=410AC0000000025_20220101_503AC0000000011&keyword=%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%B8%B3%E7%B0%BF

改正前(令和元年12月16日施行):書面での保存を認める文章が記載されています。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
第十条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

改正後(令和4年1月1日施行):書面での保存を認める記載が削除されています。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
第七条 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

これの改正により、これまで受信したPDFなどのデータをプリンタなどで印刷して紙で保存していた企業は、その運用を変更する必要があります。

電子取引のデータ保存はどのような書類をどうしたらいいの?

それでは具体的に電子取引データとはどのような帳票が対象で、どう保存したらよいのでしょうか?
これまでと同様に国税庁のWEBサイトの一問一答形式で記載しているページから、問2と問4を見てみましょう。

【引用】電子帳簿保存法一問一答<電子取引関係>令和3年12月
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-114.pdf

問2 電子取引とは、どのようなものをいいますか。

【回答】
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます(法2五)。
なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

問4 当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
⑴ 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
⑵ インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
⑶ 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
⑷ クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
⑸ 特定の取引に係るEDIシステムを利用
⑹ ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
⑺ 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

【回答】
⑴~⑺のいずれも「電子取引」(法2五)に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければなりません(令和3年度の税制改正前はそのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、改正後は、当該出力した書面等の保存措置が廃止され、当該出力した書面等は、保存書類(国税関係書類以外の書類)として取り扱わないこととされました。 (以下省略)

FAX帳票の電子保存課題を解決するために

それでは、FAXサービスを利用して送受信する帳票について、電帳法に対応し尚且つ効果的に帳票管理を効果的に行う方法はないでしょうか?
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