企業で利用されているFAXの将来について

こんにちは。
TransActのブログにアクセスいただきまして、誠にありがとうございます。

唐突ですが、皆さまの会社ではまだFAXを利用されていますでしょうか？
会社としては利用していても、部署や業務によってはFAXが必須、また真逆に日頃の業務でFAXは全くの無縁という両極端な傾向があると認識しています。

個人ごとですが、私はFAXサービスを提供する仕事に携わってから20年以上が経過しています。この仕事に就いた当初、FAXサービスの商売はきっと将来的に減っていくだろう。もしもそうなったら仕事を変えなければならないのかな?…。とも思っていました。

しかしながら、現実はそうではありません。
改めてこれから将来に向けて『FAX』がどうなっていくのか、語ってみたいと思います。

現在のFAX利用現状

現在、日本国内の多くの企業ではFAXが依然として利用されています。特に、以下に挙げる業界ではFAXのニーズと重要性が高いとされています。

(1) 医療業界：病院や診療所では、患者の個人情報や診療記録などのやり取りにFAXが使われることが多いです。これは、FAXが紙ベースであるため改ざんが困難であり、セキュリティ上の信頼性が高いと考えられているためです。また、多くの医療機関では既存のシステムがFAXベースで構築されており、大規模なシステム変更には高いコストがかかるため、FAXの利用が続いている状況です。

(2) 官公庁・自治体：多くの公的機関では、公式文書の送付手段としてFAXが用いられています。これは、従来の業務フローがFAXを前提として構築されていることもあり、業務プロセスを変更するコストが高いためです。また、FAXは紙媒体であるため、電子データよりも改ざんのリスクが低く、公文書の信頼性を維持する手段として現在も継続的に利用されています。

(3) 建設・製造業：建設現場や製造業では、注文書や設計図面などをFAXで送ることが一般的です。特に、中小企業や個人事業主が多い業界では、デジタル化の遅れによりFAXが依然として主流となっています。さらに、FAXはインターネット回線の障害時でも利用できるため、通信インフラが整っていない現場においても信頼性の高い手段とされています。

(4) 金融業界：銀行や証券会社などの金融機関では、取引書類や契約書のやり取りにFAXが使われています。これは、電子メールよりも改ざんが困難であること、法的な証拠として認められやすいことが理由です。また、金融機関ではセキュリティリスクの管理が厳格に行われており、電子メールやクラウドサービスを導入する際には追加の認証・セキュリティ対策が必要となるため、FAXの利用が継続している状況です。

2. FAXの課題点

このように、まだまだ活用されているFAXにもいくつかの課題点があります。

(1) コストと効率性：FAX機による手作業の送信は時間が掛かる上、誤送信のリスクもあります。また、送受信とも紙出力する量が多い場合はコストがかさみ、保管スペースの確保ならびに廃棄処分の手間も掛かります。更に業務の自動化が進まない要因ともなっています。

(2) セキュリティの問題：送信されたFAXは受信側で紙のまま放置されることがあり、情報漏洩のリスクがあります。

(3) 保守・管理の負担：FAX機器やFAX回線の維持管理にはコストが掛かります。また、消耗品（トナー、紙など）の補充が必要であり、業務効率を下げる要因ともなっています。さらに、FAXの受信データをデジタル化する場合、マニュアルでスキャンするなど人の手による追加作業が発生し、業務負担が増大することも課題といえるでしょう。

3. FAXの将来の展望

企業におけるFAXの利用は減少傾向にありますが、完全に廃止されるとは思えません。
クラウドFAXサービスを利用することで、今後もFAXが一定の役割を果たしていくと考えています。

(1) クラウドFAXサービスの普及：従来のFAX機を使わず、インターネットを介してFAXを送受信する「クラウドFAXサービス」を導入される企業が着実に増えています。
TransFaxサービスを導入することで、様々なメリットを見出すことが可能になります。

(2) FAX業務の自動化とコスト削減：クラウドFAXサービスを導入することで、2に挙げた『FAXの課題点』を解決できます。弊社のTransFaxサービスを導入いただいている企業の多くはシステム連携で利用されており、注文書や納期回答書などをシステムから自動送信することで大幅なFAX業務の効率化を図っています。また2-（3）に挙げたように、FAX機器やFAX回線数を減らすことにつながるため、維持に関するコストも削減することが可能となります。

(3) AI・OCR技術の活用：お客様との取引にてFAXのやり取りを完全に廃止するのが難しい企業では、OCR（光学文字認識）を活用してFAXデータをデジタル化する取り組みが進んでいます。これにより、クラウドFAXサービスで受信した情報をデータベース化し、受注業務等の効率化を図ることが可能になっています。