トランザクトはテレワークにどう取り組んだのか？
トランザクトでは新型コロナウイルスの感染拡大抑止を目的として、2020年3月31日（火）より全従業員を対象としたテレワークへの切り替えを実施し、現在も継続しています。
トランザクトが提供するクラウドFAXは、24時間365日ノンストップで提供するサービスです。ご契約いただいているお客様専用の24時間365日サポートデスクも完備していますので、営業時間外である夜間休日の対応が発生します。そのため、コロナ以前から在宅でも勤務ができるような体制は整えておりました。
しかしながら、それはあくまでも一部の従業員がテレワーク可能な体制であって、全従業員を対象、しかも長期にわたってとなると、そこから様々な工夫が必要になりました。
コロナ前までの社内会議
トランザクトは東京都渋谷区広尾のオフィスビルの1つのフロアで従業員全員が業務しています。何かあったとき、誰かが声に出しさえすればそこにいる全員に伝わるという状況でした。
ですが、トランザクトの代表取締役社長のファーマンは海外にも住居があるため、海外から打ち合わせに参加するということも少なくありませんでした。
社内の会議は会議用アプリを使用したWEB会議を行うことが多かったのです。しかし、海外を含む複数拠点で実施するWEB会議では、音声が途切れる、画像が共有できないなど、会議をセットする都度問題が発生して、社員全員参加のミーティングの開催が30分遅れる…といったこともしばしばありました。時間ももったいないですし、準備する側も参加する側もストレスがMAX…という、会議がある日は準備ですでに憂鬱という状況でした。
そこで2017年度、社内の目標の1つに『Comfortable Meeting』があげられました。貴重なミーティング時間をより実りのあるものにするために、先ずは会議を変えることに取り組んだのです。
全員がひとつのものを見つめながら話し合う
先ずは簡単に会議をセットアップでき、安定した品質が保たれるような設備をミーティングルームに導入することとし、調査を始めました。そこで導入したのがM社のインタラクティブ・ホワイトボードです。
社内ミーティングを行う際は、通常説明資料としてパワーポイントやエクセルなどで資料を作成し･･･というのが一般的ですが、トランザクトではそれら資料に加えて必ずデジタル ホワイトボードを用意することをミーティングのルールとしました。
ネットワークの関係性
お客様からの声
出来事のタイムライン などなど
とにかく何でも書いてみる。汚くてもなんでも。
情報が全員同じ理解で整理され、さらにそこから新たな発想が生まれることもあり、皆一定の効果を感じていました。
テレワークでのWEB会議
トランザクトはテレワークに完全移行しても、社員全員のPCでWEB会議ができる環境が整っていたので、会議の点では特に問題を感じていませんでした。少なくとも私はうまくいっているなと思っていました。
緊急事態宣言も解除された2020年6月のある日、社内のマネージャー会議で社長のファーマンから『テレワークで社内のコミュニケーションが悪くなっていないか？』という指摘を受けました。
部内で話し合いを持っても、他部署の部長と話しても、特にそういうことは感じないという意見でしたが、『コミュニケーションの悪さに気づいていないことこそ問題！』という指摘を受け、『テレワーク前と後の会議の違いってなんだろう？』と考えたところ、今までインタラクティブ・ホワイトボードを使用していたために自然と使えていたホワイトボードがない！全員がひとつのものを見つめあい話し合うことが出来ていなかったことに気づきました。
タブレット端末とペンを使用して、コロナ前のようなミーティングへ
それからのミーティングでは、参加者の1名が必ずノートPCやタブレットでホワイトボードアプリを起動、手書きで図やテキストを書き入れていき、それを見ながらお互いが理解しあっていくことで、意識のずれがなくなりました。
誰でもがまだこの作業ができるわけでもないため、まだまだ工夫が必要な段階ですが、一歩は踏み出せた印象です。
