業務課題を中心としたシステム開発のあり方を協議

こうして2015年7月にTransFaxの導入を正式に決定。TransFax単体での導入に止まらず、TransFaxと連携する周辺システムを同時に開発し、さらなる業務改善を目指すこととなった。そこで、セルメスタをはじめ、前述のインターフェイス社、システム開発を担うハツコーエレクトロニクス社、そしてトランザクトの4社が集まってプロジェクトを組み、セルメスタの業務課題を中心としたシステム開発のあり方を協議した。

しかし、あまり時間は残されていなかった。2016年4月からインターネットでの受け付け方法を変えることになっていたため、そのサービスインに合わせてFAX環境のクラウド化も2016年3月末までに完了していなければならなかったからだ。

2つの新機能開発で作業負担が大幅に削減

各社がミーティングを重ねて検討した結果、主に2つの機能が追加開発された。その1つが「QRコード仕分け機能」だ。申込書に、健保組合情報を収納したQRコードを印字し、FAX受信後や郵送到着後にQRコードを使って自動的に各健保組合別に仕分けするための仕組みだ。FAX受信分はFTPサーバーから自動FTPダウンローダーでいったんサーバーに蓄積し、QRコードに記載された8桁の企業コードで自動仕訳する。郵送到着分はいったんスキャナで画像化したうえで、こちらもFAX同様QRコードで健保組合ごとに仕分けされる。これらのイメージデータはデータエントリー会社に送られ、基幹システムに入力するためにデータ化される。

柏倉氏は、「これまでは各健保組合から送られてくる大量の申込書を、多くのスタッフが協力して人手によって健保組合別に仕分けしていましたが、QRコード仕分け機能によって作業負担が大幅に削減されました」と評価する。

機能強化のもう1つのアイデアは、着信したFAXを管理画面で確認することができるFAXビューアーだ。健保組合の被保険者から送信されたFAXがセルメスタ側に正しく着信しているかをFAX番号で簡単に確認することができるGUIである。

折り返しの電話の手間・コスト・ストレスから解消で現場から高評価

「FAX受信後は、申込書を画像化してクラウドのファイルサーバーに保管していますが、サーバー側に保管されるまで10分ほどのタイムラグが生じます。申込書が届いているかどうかお客様から確認の電話をいただいてもすぐには答えることができず、折り返しの対応をせざるをえませんでした。FAXビューアーが稼働してからは、FAX受信と同時に着信履歴がビューアーで閲覧できるようになり、問い合わせの電話にその場で答えられるようになりました。折り返しの電話をする手間も、コストも、ストレスからも解消されたと、スタッフからも好評です」と柏倉氏は評価する。

クラウドFAXサービス「TransFax」を利用することで固定費を変動費化

クラウドFAX受信サービス「TransFax」を活用することで、FAXサーバーの定期的な更新費やシステム管理費などが不要になったほか、60回線契約していたFAX回線をわずか1回線のみに集約することができ、回線契約料金を大幅に削減できた。「QRコード仕分け機能により、繁忙期に大量の申込書がFAX送信されても問題なく対応できることは、当社にとって大きなメリットです」と柏倉氏は述べる。

FAX環境のランニングコストだけでも7割ほど削減しているため、申込書が届いてから基幹システムに登録されるまでの全体の工程で約30％程度はコスト削減できているという。

藤谷氏も、「家庭用常備薬事業は繁忙期と閑散期の差が激しいのが特徴です。これまでは繁忙期に合わせてインフラを構築していましたが、システムを抱えずクラウドを利用するだけなので固定費を抑えることができ、変動費として扱えるようになったのも大きなポイントです。また、システムダウン、回線逼迫などのリスクからも解放され、作業時間の短縮や人材の効率的な配置、サービスの向上など、全社的に業務効率化が実現できたと考えています」と強調する。

クラウドFAXサービス「TransFax」を他事業にも横展開し、万全の受注体制を整える

セルメスタでは、今後利用の増加が見込まれている郵送検査キットサービスの郵送検診事業にもTransFaxのクラウドFAXサービスとその周辺システムを活用し、万全の受注体制を整えている。

今回のプロジェクトを振り返り柏倉氏は、「トランザクトをはじめ協力会社各社の支援なくしては、これほどの業務効率化、コストダウンを短期間に実現できなかったでしょう。今後も当社のサービス強化に向け、各社に協力いただきたいと思っています」と期待を語ってくれた。