クラウド型インターネットFAXサービス『TransFax』は、導入実績2,000社以上の企業向けFAXソリューションです。

株式会社ペイロール 様

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FAX送受信をクラウドサービス化することにより
優れた事業継続性を確保しながら
よりリーズナブルなアウトソージングサービスを実現

BEFORE
  • 既存FAXシステムの老朽化でリニューアルを検討
  • 事業継続性を配慮したFAXシステムの構築に高いコストが必要
  • システムのコストが上がれば、サービス提供価格にも影響
AFTER
  • クラウドFAXサービスへの移行で導入・運用コストを大幅削減
  • 分散化・冗長化されたサービスでFAX送受信に関わる事業継続性を確保
  • 一時的な、もしくは将来的なFAX通信量の増加にも柔軟に対応可能

人事部門における給与計算業務は、定型業務でありながら、非常に多くの作業量とコストを必要とし、スキルの属人化や入力ミス、各社独自の慣習など、さまざまな課題を生み出している。
このような課題に対する効果的なソリューションとして、現在では数多くの企業で採用されている給与計算業務のフルアウトソーシングを、日本ではじめて実現した企業が、今回ご紹介する株式会社ペイロールである。
「現在、240社に及ぶ多種多様な業種のお客様から、86万人以上の従業員の給与計算を当社で受託しています」
国内トップシェアを誇る実績を紹介してくださったのは、情報システム部課長の徳野貴信氏だ。その受託人数は、年々順調に増加しつづけているという。
「その中でも、小売業務系のお客様につきましては、多数の店舗や拠点をお持ちですから、従業員の皆さまと給与計算に関する文書をやりとりする際に、どうしてもFAXによるコミュニケーションが必要となります」
事業規模が大きくなればなるほど、店舗ごとの通信環境やITスキルのばらつきも大きくなる。販売ビジネスの現場では、依然としてFAXが重要な役割を果たしているのである。

給与計算業務は、その性質上、毎月確実に遂行しなければならない。事業継続性を確保するということが、非常に重要なファクターとなってくるのである。
「FAXシステムからクラウドFAXサービスへの切替を検討したのは、それまで使っていたFAXシステムの老朽化がきっかけでした。しかし、事業継続性を念頭に置いて、新たにオンプレミスのFAXシステムを構築しようとすると、どうしてもコストが割高になってしまいます」
FAXシステムのコストが上がれば、お客様へのサービス提供価格も跳ね上がることになってしまう。低コストをメリットのひとつに掲げるアウトソーシングベンダーにとって、これはどうしても避けたい事態と言える。
このような課題の解決策を模索していたときに浮上してきたのが、クラウドFAXサービスという選択肢だ。
「クラウドサービスであれば、自社内に高価なFAXシステムを構築する必要はありません。導入コストはもちろん、ランニングコストも大幅に削減することができ、よりリーズナブルなサービスをお客様に提供することができます」

クラウドFAXサービスの選定にあたっては、多数のサービスを比較検討したという。
「最終的に日立ソリューションズ・クリエイトのVC-Faxソリューションを選んだのは、当社の膨大な業務処理量を確実にこなせるキャパシティがあること、送信と受信のサービスを併せて提供していること、コストがリーズナブルであること、という重要な要件をすべて満たしていたからです」と、徳野氏は当時を振り返る。
特に重視したのは、やはり事業継続性の担保だという。
「VC-Faxのベースとなっているトランザクト社のインターネットFAXサービスTransFaxは、データ受付やFAX送受信の施設がグローバル規模で分散化・冗長化されているため、大きな災害やネットワーク障害などが発生した場合でも、当社の業務を停止させてしまうリスクは非常に少ないと判断しました」
スケーラビリティの面でも優れている。給与計算業務のように、月末にFAX送受信が集中する場合でも、遅延や不達が発生することはほとんど無い。
「将来的に、当社が扱う受託人数はますます増えていくでしょう。そうした場合でも、クラウドサービスなので、ハードウェアや回線に追加投資する必要はないのです」
TransFaxが世界トップクラスのシェアを持ち、日本国内でも2,000件以上の導入実績があることも大きなポイントだ。
「実際、導入してから大きなトラブルには見舞われておりません。実績に見合った信頼性の高さを感じますね」

もうひとつ、サービス選定の際にポイントとなったのが、基幹システムや帳票システムとの柔軟な連携性だ。メール、FTP、SOAPといった汎用性の高いプロトコルを利用できるため、容易にシステム連携を実現することが可能なのである。
「当社の場合は、SOAPとFTPsによる連携環境の構築を選択しました。給与計算業務における FAXの活用は、今後運用の見直しなどが発生すると予想しています。当社にはシステム開発部門もありますので、連携の仕組みを自ら構築することにより、将来、業務の改変があった場合でも、自社で柔軟に対応することが可能です」
最後に、FAXシステムのリニューアルを考えている企業に向けて、アドバイスをいただいた。
「アナログでニッチな通信形態であるFAXですが、そこにはまだお客様のニーズがあります。そのニーズを切り捨てることなく、対応できるシステムを構築していくことが重要です。そのためには、インフラのコストを抑えながら、安定的なサービスを提供していく必要があるでしょう。その時、VC-FaxソリューションのようなクラウドFAXサービスは、皆さんの強力な味方になってくれるはずです」

~VC-FAXソリューションの導入~
株式会社ペイロール 情報システム部 課長 徳野貴信氏 別ウインドウで動画ページを開きます