クラウド型インターネットFAXサービス『TransFax』は、導入実績2,000社以上の企業向けFAXソリューションです。

株式会社モレーンコーポレーション 様

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世界No.1クラウドERPスイート「NetSuite」とトランザクトのクラウド型FAX送信サービス連携で納品書送付業務の省力化、顧客ニーズへの対応と業務効率改善の両立に成功したモレーンコーポレーション

BEFORE
  • リストを見ながら手作業で納品書を作成、FAX送信
  • 希望取引先への納品書送付に毎日1時間程度が必要
  • 非効率な業務のため今後のニーズ拡大への対応が困難
  • クラウドERPとオンプレミス型FAXサーバーとの連携が不適合
AFTER
  • NetSuite上で納品書のFAX送信業務を完結
  • 対象取引先を選択して送信ボタンを押すだけでFAX送信完了
  • 業務負担を増やさず今後のニーズにも対応可能な体制を構築
  • クラウドERPとインターネットFAXでFAX連携を実現

院内感染対策商品を全国へ発送、毎日100ヵ所前後からの受注に対応

モレーンコーポレーションは、院内感染対策に特化した商品や情報の提供を事業としている。全国の医療機関のうち、モレーンコーポレーションの商品やサービスを利用しているのは約3千施設にものぼる。一部医療機関とは直接取引も行っているが、多くは各地に存在する医療機器ディーラーや卸問屋を介して取引されている。「医療機器ディーラーや卸問屋は各地域に拠点を広げており、直接取引させていただいている相手先だけでも全国250 拠点ほどに広がっています。院内感染対策のマスクやグローブは消耗品なので受注、納品は日々行われており、毎日100ヵ所前後からの受注に対応しております」

事業概要についてそう紹介してくれたのは、株式会社モレーンコーポレーション業務担当執行役員の樋掛 明洋氏だ。FAXで届く発注書を処理し、納品書を添えて商品を発送するというのが基本的な事務の流れだが、ここ数年はイレギュラーな対応を求められることが増え始めたという。

納品書の個別FAX送信でイレギュラー対応、業務の大きな負担に

「医療機器ディーラーや卸問屋の在庫管理のシステム化が進み、在庫を効率的に管理するために発注に対する入荷予定を早く把握したいという要望が増えてきたのです。そうした要望に応えるため、納品書を個別に印刷してFAXで送信するという対応を取り始めました」
株式会社モレーンコーポレーション ロジスティックス部の塚田 翔子氏は、納品書にまつわる個別対応についてそう説明する。当初は納品書とFAX 送付書を個別に印刷し、それをFAXで送信していたが、紙の無駄をなくすためにPCから直接FAX 送信ができるソフトウェアを導入。しかし、納品書と送付書を個別に作成しなければいけないことに変わりはなかった。当時を振り返り、塚田氏は次のように語る。
「当日の受注状況をリスト化し、その中から納品書をFAX 送信すべき取引先だけを抜き出したうえで、それぞれの納品書と送付書を作成してFAX 送信していました。すべて手作業だったので、これだけで毎日1時間近くもかかっていました」

インターネットFAXと連携した納品書のFAX 送信自動化を検討開始

転機となったのは、2011年のNetSuite導入だった。NetSuiteはSaaS型で提供されるERPスイートで、世界で16,000を超える組織、110を超える国々で利用されている実績を持つ。その選定理由について樋掛氏はこう語る。
「SaaS型で、且つ短期間で導入できるなどの理由から選んだNetSuiteでしたが、実は、インターネットFAXと連携して納品書のFAX 送信を自動化できることも、はじめから要件に含まれていました。手作業による無駄をなくし、業務の効率化を進めるためです」
しかし、2011年1月にNetSuiteの本格稼働がスタートした当時は、インターネットFAXとの連携は行われなかった。業務への影響を抑えるためにまずNetSuiteを導入し、のちに納品書FAXの送信自動化を実装するという2段階のステップで進められたためだ。

12社のFAXサービスを比較検討、品質と技術力でトランザクトが採用される

「NetSuiteを使っての業務が落ち着いてきた頃、FAX送信の自動化へとステップを進めましたが、その道のりは思ったほど簡単ではありませんでした。当初から連携先候補として挙げられていたインターネットFAXサービスの品質に課題があることがわかり、サービス選定から見直さざるを得なかったのです」
樋掛氏は当時を振り返り、そう語った。NetSuiteのインテグレーションを担当した株式会社アイネットでは、当初から数社のサービスを連携先候補として挙げていた。しかしいずれも、1割から2割程度のエラーや未達を許容することが前提になっていたという。取引先への納品書送付に、1割もの未達があってはビジネスには使えない。結局アイネットは12 社ものサービスを比較検討したうえで、トランザクトのクラウド型FAX送信サービスにたどり着いた。アイネットからの説明だけではなく、モレーンコーポレーションに来社したトランザクトからも説明を受け、樋掛氏も納得したうえでのサービス選定だった。
「品質や技術力が高いことはもちろんですが、トランザクトが来社して説明してくださり、FAXに関しては自分たちが責任を持って対応すると言ってくれたのが好印象でしたね」

1時間かかっていたFAX送信業務が数秒で完了、業務負荷をかけずに体制を構築

2012年3月頃から始まったFAX 送信自動化機能の作り込みは、トランザクトとアイネットの協力体制によりスムーズに進み、同年9月頃には稼働を開始した。その効果について塚田氏は次のように語る。 「以前は1時間近くもかかっていた作業ですが、今は納品書を送付すべき取引先を選択して送信ボタンをクリックするだけ。ほんの数秒で終わるようになりました。あとは、FAX 送信件数やエラー状況などを結果通知メールで確認するだけ。相手先の状況によってどうしても送付できずエラー終了した場合は個別に手作業で対応しなければなりませんが、それも1ヵ月に1回あるかないかといった頻度でしかありません」 ビジネスのスピードは医療業界でも高まっており、在庫管理のシステム化やリアルタイム化は今後も進んでいくだろう。納品書をすぐに送付してほしいという要望は今後も増えていく可能性が高く、業務負荷を増やすことなく対応できる体制を取れた意義は大きいと樋掛氏は言う。

FAX 送信自動化がもたらしたメリットは、単なる作業時間の削減だけではない

「顧客のニーズに応えることも重要ですが、ルーチン作業に多くの時間をかけられるほど人員に余裕がある訳でもありません。システムで対応できることはシステムに任せ、社員の時間をより生産的なことに使い、サービスの品質向上や社員自身の成長につなげていくことが大切です。顧客の要望に応えつつ業務効率化を果たした今回のFAX 送信自動化がもたらしたメリットは、単なる作業時間の削減ではありません。社員という大切な資産をより活かしていくための、そして社員自身がより前向きなキャリア形成をしていくための基盤を得たのです」 NetSuiteとトランザクトのクラウド型FAX 送信サービスの連携により、顧客のニーズに応える仕組みと、社員の働き方を改善する基盤の双方を得たと語る樋掛氏の言葉には、成長を続けるモレーンコーポレーションの信念さえ感じられた。