FAXサービスとは?クラウドFAXの仕組みを簡単解説

クラウドFAX

『FAXサービス』といってもまだピンとこない方、疑問に思われる方もたくさんいらっしゃると思います。更に『クラウドFAX』『インターネットFAX』というのもちょっと何のことかわかりにくい…今回はFAXサービスの仕組みについて簡単にご説明させていただきます。

基幹業務に特化したクラウドFAXサービス
TransFaxは、クラウドFAXサービスならではの柔軟性と拡張性により、お客様の業務システムや業務形態にあわせて柔軟に適応することができます。 米国大手のFAXネットワークを使用しているため、セキュリティと信頼性が非常に高く、ミッションクリティカルな業務においてご安⼼してご利⽤いただけます。

従来のFAXでは必ずFAX機と紙が必要

皆様ご存知の通り一般的なFAX送受信では、FAXを送る側は既に用意した紙をFAX機でスキャニングすることで「画像」を電気信号に変えて、電話回線、通信衛星等を経由して相手のFAX機に送り、受け取った電気信号から「画像」を再作成し、紙に出力しています。つまりFAXを送信する側とFAXを受信する側の双方で必ず『紙』が必要でした。

FAXサービスとは

ここでご説明するFAXサービスとは、インターネットにつながるパソコンやタブレット等の端末を使用してFAXの送受信又は送信、受信のどちらかを行うことができるサービスのことです。これらはインターネットFAX、クラウドFAXというように呼ばれています。
従来のFAXは送信受信の双方にFAX機が必要ですが、FAXサービスを使用することで、そのどちらかにFAX機は必要なくなり、もちろんその場合『紙』も不要です。
FAXサービスを利用する際には必要なのは、インターネットにつながる環境となります。
このように説明すると、ご自宅のFAX機をやめてFAXサービスに切り替えれば、場所もとらなくてスッキリするのでは?と思われる方もいらっしゃるでしょう。確かに、そういう使い方も有効だと思います。

FAXサービスが最もその力を発揮するのは、企業が日々大量に送受信している基幹システムからのFAX送信/FAX受信です。それはFAXサーバーがなくても企業が使用しているネットワークから直接FAX送信を行うことが可能だからです。

FAXサービスのしくみ_送信編

FAXの送信にメールを用いる方法を例にとって、FAX送信サービスの使用方法としくみをご説明します。

≪事前準備≫ 使用したいFAXサービスプロバイダーに申し込みを行い、FAX送信に使用するIDなどの事前設定を完了させます。(申し込み手続きはFAXサービス会社によって異なります。)

  1. FAXを送信したいドキュメントを、PDFやTIFF、Wordなどの形式で用意します。
  2. 上記のファイルをメールに添付し、送信したい宛先番号を付与した特定のアドレスへ送信します。
  3. 送られたメールと添付ファイルはインターネットを経由し、FAXサービス会社のサーバーでFAX送信のためのデータに変換されます。
  4. 一般公衆網を通り、宛先のFAX機に送信されます。
  5. 宛先FAX機が通信中などで不達の場合、自動で再送信される設定もあります。
  6. 送信結果は送信元のアドレスなどにメールでお知らせ、他には管理ツールが用意されている場合などがあります。

メールを使用する以外にも、SOAP、FTPや、WEB画面にログインして送信する方法など、FAXサービスによって様々です。現在の業務に合った方法で導入することが可能です。

クラウドFAX送信サービスの特長
TransFaxは、企業の基幹業務に特化したクラウド型のインターネットFAXサービスです。導入コスト・運用コストを抑え、さらに運用が手離れすることにより見えないコストも軽減されます。帳票ソフトや基幹システムと連携させることで、⼤量の帳票データを効率よくFAX送信することが可能です。

FAXサービスのしくみ_受信編

続いてFAXの受信についてです。
同じくFAXをメールで受信する方法を例にとって、FAX受信サービスの使用方法としくみをご説明します。

≪事前準備≫ 使用したいFAXサービスプロバイダーに申し込みを行い、FAX受信を行いたい電話番号や、受信するメールアドレスなどの事前設定を完了させます。(申し込み手続きはFAXサービス会社によって異なります。

  1. FAXを送信される方に、上述の番号宛てにふつうにFAX送信していただきます。
  2. 送信していただいたFAXドキュメントは、一般回線を経由しFAXサービス会社のサーバーで受信します。
  3. FAXサービス会社のサーバーでPDFやFIFFなどのファイルにデータに変換されます。
  4. インターネット網を経由し、事前に登録されているメールアドレス宛に添付ファイルとして送信されます。

FAXを受信するための電話番号には、一般的に使用しているもののほかにフリーダイヤルなどの着信課金専用番号も使用することが可能です。FAX受信番号の設定はサービスプロバイダーによって様々です。

メールでFAX受信を行う以外に、FTPで受信する方法などもあります。FTPは業務で大量にFAXを受信される場合に適しています。テレワーク中の企業など、よりパーソナルに近い利用ならメール、業務で一括処理したい場合はFTPと使い分ける企業が多くみられます。

さらにこのFAX受信サービスの良いところは、受信した後のドキュメント処理に、OCRやAIツールなどとの連携が可能なところです。作業の効率化には必要不可欠なこれらのツールとの連携のしやすさは、企業が求めるFAX受信の必須項目と言ってもよいでしょう。

クラウドFAX受信サービスの特長
クラウドFAX受信サービスは、基幹業務に特化した機能を取り揃えています。クラウドFAXなので、FAXサーバやモデムを導入することなく、1番号の契約で、時間あたり数千枚のFAXを受信できる環境を導入できます。FAX文書は電子データでセキュアに取得し、災害・計画停電時もFAXの受付けを継続させロケーションフリーな運用環境を...

トランザクトのFAXサービス

トランザクトのFAXサービスは、上述の仕組みを基本として、様々なシステムやクラウドサービスとの連携で、より企業が導入・活用しやすいFAXサービスとなっています。

FAXサービスを導入する際に考えなければならない、セキュリティ対策、既存業務フローを変えないようなシステムとの連携、導入及びランニングコストなど、トランザクトのFAXサービス専門のスタッフが、様々な視点からFAXに関するお悩みを持つ企業のご相談を承ります。

トランザクトは、基幹系業務クラウドFAXサービスの専門企業として25年の実績があります。
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