FAXサービスとは?クラウドFAXの仕組みを簡単解説

クラウドFAX

『FAXサービス』といってもまだピンとこない方、疑問に思われる方もたくさんいらっしゃると思います。更に『クラウドFAX』『インターネットFAX』というのもちょっと何のことかわかりにくい…今回はFAXサービスの仕組みについて簡単にご説明させていただきます。

従来のFAXでは必ずFAX機と紙が必要

皆様ご存知の通り一般的なFAX送受信では、FAXを送る側は既に用意した紙をFAX機でスキャニングすることで「画像」を電気信号に変えて、電話回線、通信衛星等を経由して相手のFAX機に送り、受け取った電気信号から「画像」を再作成し、紙に出力しています。つまりFAXを送信する側とFAXを受信する側の双方で必ず『紙』が必要でした。

FAXサービスとは

ここでご説明するFAXサービスとは、インターネットにつながるパソコンやタブレット等の端末を使用してFAXの送受信又は送信、受信のどちらかを行うことができるサービスのことです。これらはインターネットFAX、クラウドFAXというように呼ばれています。
従来のFAXは送信受信の双方にFAX機が必要ですが、FAXサービスを使用することで、そのどちらかにFAX機は必要なくなり、もちろんその場合『紙』も不要です。
FAXサービスを利用する際には必要なのは、インターネットにつながる環境となります。
このように説明すると、ご自宅のFAX機をやめてFAXサービスに切り替えれば、場所もとらなくてスッキリするのでは?と思われる方もいらっしゃるでしょう。確かに、そういう使い方も有効だと思います。

FAXサービスが最もその力を発揮するのは、企業が日々大量に送受信している基幹システムからのFAX送信/FAX受信です。それはFAXサーバーがなくても企業が使用しているネットワークから直接FAX送信を行うことが可能だからです。

FAXサービスのしくみ_送信編

FAXの送信にメールを用いる方法を例にとって、FAX送信サービスの使用方法としくみをご説明します。

≪事前準備≫ 使用したいFAXサービスプロバイダーに申し込みを行い、FAX送信に使用するIDなどの事前設定を完了させます。(申し込み手続きはFAXサービス会社によって異なります。)

  1. FAXを送信したいドキュメントを、PDFやTIFF、Wordなどの形式で用意します。
  2. 上記のファイルをメールに添付し、送信したい宛先番号を付与した特定のアドレスへ送信します。
  3. 送られたメールと添付ファイルはインターネットを経由し、FAXサービス会社のサーバーでFAX送信のためのデータに変換されます。
  4. 一般公衆網を通り、宛先のFAX機に送信されます。
  5. 宛先FAX機が通信中などで不達の場合、自動で再送信される設定もあります。
  6. 送信結果は送信元のアドレスなどにメールでお知らせ、他には管理ツールが用意されている場合などがあります。

メールを使用する以外にも、SOAP、FTPや、WEB画面にログインして送信する方法など、FAXサービスによって様々です。現在の業務に合った方法で導入することが可能です。

FAXサービスのしくみ_受信編

続いてFAXの受信についてです。
同じくFAXをメールで受信する方法を例にとって、FAX受信サービスの使用方法としくみをご説明します。

≪事前準備≫ 使用したいFAXサービスプロバイダーに申し込みを行い、FAX受信を行いたい電話番号や、受信するメールアドレスなどの事前設定を完了させます。(申し込み手続きはFAXサービス会社によって異なります。

  1. FAXを送信される方に、上述の番号宛てにふつうにFAX送信していただきます。
  2. 送信していただいたFAXドキュメントは、一般回線を経由しFAXサービス会社のサーバーで受信します。
  3. FAXサービス会社のサーバーでPDFやFIFFなどのファイルにデータに変換されます。
  4. インターネット網を経由し、事前に登録されているメールアドレス宛に添付ファイルとして送信されます。

FAXを受信するための電話番号には、一般的に使用しているもののほかにフリーダイヤルなどの着信課金専用番号も使用することが可能です。FAX受信番号の設定はサービスプロバイダーによって様々です。

メールでFAX受信を行う以外に、FTPで受信する方法などもあります。FTPは業務で大量にFAXを受信される場合に適しています。テレワーク中の企業など、よりパーソナルに近い利用ならメール、業務で一括処理したい場合はFTPと使い分ける企業が多くみられます。

さらにこのFAX受信サービスの良いところは、受信した後のドキュメント処理に、OCRやAIツールなどとの連携が可能なところです。作業の効率化には必要不可欠なこれらのツールとの連携のしやすさは、企業が求めるFAX受信の必須項目と言ってもよいでしょう。

トランザクトのFAXサービス

トランザクトのFAXサービスは、上述の仕組みを基本として、様々なシステムやクラウドサービスとの連携で、より企業が導入・活用しやすいFAXサービスとなっています。

FAXサービスを導入する際に考えなければならない、セキュリティ対策、既存業務フローを変えないようなシステムとの連携、導入及びランニングコストなど、トランザクトのFAXサービス専門のスタッフが、様々な視点からFAXに関するお悩みを持つ企業のご相談を承ります。

トランザクトは、基幹系業務クラウドFAXサービスの専門企業として25年の実績があります。
FAXサービスご検討の際は、ぜひ下記の資料をご一読ください。