コロナ渦でテレワークが多くの企業に浸透し、kintone（キントーン）をテレワークの業務基盤とする企業が急増しています。「メリットだらけ！？」と思わず言いたくなるような、「Kintone＋FAXサービス連携機能」をいま企業が導入すべき理由について解説していきます。
テレワーク定着の第一歩は身近なFAX業務の改善から！
2021年に実施された全国の世論調査で、在宅勤務を「定着させるべきだ」との回答は56%以上に上昇しました。テレワーク実施率が高まっている中、「テレワークをどう定着させ、どのように社員の生産性を上げてゆくか？」が今後も多くの企業でテーマになると考えられます。
テレワークにおける一般的な課題は、１．セキュリティ対策、２．コミュニケーション不足、３．出社する業務を減らす事、と言われています。その中で、テレワークの阻害要因とも言える「出社が必要な業務」は、次の３つが挙げられます。1つ目は会議資料の印刷や紙の保管をはじめとする「データ化されない紙資料の対応」、2つ目が押印作業などの「承認ワークフロー」、3つ目が「社内のFAX業務処理」です。この身近な社内のFAX業務の改善は「脱FAX出社」の対策となり、手軽に始められる社内のテレワーク促進の取り組みとして非常に有効です。
ではなぜ多くの企業が令和の時代にも関わらず未だにFAXを使用しているのでしょうか？その背景については、「企業のFAX機の保有率の高さ」が挙げられます。令和元年に行われた情報通信端末の保有率の統計として、一般家庭のFAX機の保有率が世帯数の34%まで減少しているのに対し、企業のFAX機保有率は依然として約90％という高い保有率を維持しているのが現状です。
次に国内の製造業をはじめとする業態での「受発注業務における企業間取引の現状」もＦＡＸが業務に根付いている理由として挙げられます。2020年12月に日経ものづくりが実施したアンケートではDX（デジタルトランスフォーメーション）やIT化が「進んでいる」との回答はわずか10％だったそうです。また企業間取引きに何を使うか？に関してのアンケートでは、オンライン受発注の利用は50%以上、その反面、受注にFAXを使うとの回答も50%以上でした。そして、発注にFAXを使う比率も35%と未だFAXの使用率は非常に高い状況です。
複合機FAXの機能で十分？今FAXサービスとKintoneを導入する理由
身近な社内の複合機ＦＡＸを利用することによる課題は「紙による業務処理時間」、「オフィス内の複合機ＦＡＸへの依存」の２つが挙げられます。
従来のFAX機を使用した場合にその業務に要する時間はどのくらいでしょうか？ まず企業が発注でFAX送信と業務処理を行う場合は「4分から10分」が平均時間となっています。送信自体に時間はさほど掛からないと思いがちですが、着目すべきは業務工程のトータル時間にあります。工程は、先ず注文書を１度紙に出力し、上長に承認を得てからFAX機で手差し送信、その後は注文書をファイリング、又はスキャンして保管するまでの時間です。また場合によってFAX到着確認も現場が電話で行っているケースもあります。
次に企業が受注でFAX受信から業務処理をする場合は「5分から20分」が平均時間となっています。意外に時間を要する作業が、FAX機から紙を取り、帳票を各担当グループに仕分ける工程です。その後、注文書の紙を目で確認しながら受注データを業務システムに入力、更にファイリングし社内規定で数年間保管する企業も多く存在します。
近年コロナ渦の影響でオフィス面積の縮小化が進み、本社移転や拠点の統合をするケースが増えています。それに伴い、複合機の台数を減らして集約する場合に「オフィス内の複合機ＦＡＸが無いと業務が回らない」という状況に陥る可能性がでてきます。また現在は社員の出社率も下がっているため、出勤している社員は限られた社内リソースで業務に取り組む必要があります。これまで便利に感じていたオフィスの複合機FAXの機能に依存している状況が、業務の生産性を下げる原因を招いているといえます。
このような「働き方の変化」と「社員の一人の生産性向上」の課題については、KintoneとFAXサービスを組み合わせることで手軽に解決ができ、テレワークに最適な業務環境を短期間で構築可能となります。
FAXサービス連携プラグインの機能と入手方法
ではKintoneのFAX連携プラグインはどこで入手できるのでしょうか？ 弊社が提供するFAXサービス「TrasnFax」では、サイボウズ社の業務改善クラウドサービスkintoneでFAXサービスを利用可能にする専用プラグイン「TransFax連携プラグイン」を株式会社ジョイゾー社よりリリースいたしました。
オフィスでのFAX業務は一度紙に印刷してFAX機から送信を行う必要がありますが、このプラグイン機能を利用することで、Kintoneで作成した帳票をボタンひとつで外部にペーパーレスでFAX送信する機能がアプリに追加でき、テレワーク中や外出先でもFAX送信が可能です。またKintoneのワークフロー機能との組み合わせで煩わしい承認プロセスも全てクラウド上で完結でき、FAX送信済みの帳票をPDFで自動保管しながら、取引先の対応履歴も残せます。
FAXサービス連携プラグインとKintoneの機能を最大限に使いこなす
Kintoneは非常に多くの機能を持っており、業務要件に適した導入をする事で社内の基幹システムさながらに利用ができます。ひと昔前でしたら高価な予算を掛けて導入していたシステムとほぼ同等のシステムを技術者では無い社員がゼロから作ることも夢ではありません。Kintoneをこれから導入する際や、もっと活用したいと考えている企業は株式会社ジョイゾー社の「システム39」というKintoneシステム開発サービスの利用をおすすめします。本サービスは数百社以上のKintone導入実績とキントーンマニアとも言える専門知識持った担当者が要件をヒアリングし、その場でシステム開発してゆくユニークな定額制コンサルティングサービスです。100社100通りの業務内容があるように、細かなカスタマイズも可能で一定期間は修正にも対応しています。弊社FAXサービスのKintone専用プラグイン「TransFax連携プラグイン」も同社が開発しており、「システム39」と併用することで、単にＦＡＸ機能を追加するだけでなく、受発注業務における複雑な要件に対応したシステムを作り上げることができます。
また将来的に次のステップとして、Kintone専用プラグイン追加による機能拡張やKintone以外のサービスと連携してゆくことも可能です。受注業務に関しては、活字の文字をデータ化できるAI-OCRサービスを組み合わせることで、入力処理の手間を省けます。結果的に、実用性の高いシステムに順次ステップアップしていけます。
Kintoneの導入企業は増えていますが、ほんの一部の機能しか利用できてないケースも多く存在します。Kintoneの機能を最大限に使いこなし、長く社員に使われ続けるシステムにするには、利用者が納得できるように現場主導で作り上げてゆくことが重要です。
まとめ
「Kintone＋FAXサービス連携機能」を企業がいま導入すべき５つの理由
１．取引先にIT化を押付けず、敢えてFAXの取引手段を残すことが取引先の満足度向上に繋がる
２．オフィスのFAX機に依存しない働き方を目指すことが結果的に社員の生産性を上げる
３．「Kintone＋FAXサービス」で紙の処理時間を大幅短縮
４．「システム39」との併用で複雑なFAX業務システムも現場主導で作り上げることが可能
５．将来的に他プラグインやAI-OCR等の連携でシステムを機能拡張できる
トランザクトは、基幹系業務クラウドFAXサービスの専門企業として25年の実績があります。
FAXサービスご検討の際は、ぜひ下記の資料をご一読ください。
