FAXサービスでペーパーレス化できるのか？

普段のFAX業務で紙を大量に消費していませんか？FAX送信時の紙を出力や、受信したFAXの保管や廃棄など紙の管理が必要となります。本記事ではFAXサービスで実現できるペーパーレス化を解説していきます。

クラウドFAX受信サービスは、基幹業務に特化した機能を取り揃えています。クラウドFAXなので、FAXサーバやモデムを導入することなく、1番号の契約で、時間あたり数千枚のFAXを受信できる環境を導入できます。FAX文書は電子データでセキュアに取得し、災害・計画停電時もFAXの受付けを継続させロケーションフリーな運用環境を...

FAX（ファックス）業務のペーパーレス化の課題

B to Bの取引ではまだまだFAXでのやり取りが続いており、相手先がFAXで注文書を送信してくることも多いのではないでしょうか。FAXで受信した注文書は紙で出力されるため、FAX機の用紙切れがあると受信できなくなりますし、他の人が間違えて持っていって紛失するリスクなどにも気を付けないといけません。個人情報が含まれる申込書などの場合はさらに気を付ける必要があります。

また、受信した書類を保管する場合、紙だと書棚や倉庫など保管スペースを用意する必要があります。保管後に欲しい書類を探しだす場合も手間がかかります。

自社から注文書を送付する場合も、相手先がFAXしか対応していないためFAX送信する必要があることが多いです。その場合、ワードやエクセルで作成した注文書を一度紙で出力し、FAX機までいって番号を押して送信するなど手間が発生します。さらに送信が失敗した場合、紙で出力するため、FAX機の近くにいないと気づかないですし、その紙も無駄になってしまいます。

できればFAXでのやり取りを無くすため、取引先にFAXではなくメールやEDIなどデータで送信、受信して欲しいと依頼するのですが、運用を変えたり、追加で設備を用意したりする必要がある取引先もあるため、すぐに対応できる取引先は少ないと思われます。依頼することも難しいのではないでしょうか。一部対応いただける取引先もあるかと思いますが、すべての取引先に対応いただくことは時間もかかるでしょうし、かなり大変です。

FAXサービスでペーパーレス化するメリット

FAXはFAXサービスを利用することで、紙が不要でペーパーレス化することが可能です。FAX受信の場合は、紙を出力せずにPDFやTIFFなどの電子ファイルで受け取れます。発信者番号や発信者端末IDなど発信者のデータも一緒に取得できるので、今まで紙に書かれた内容を見ないとできなかった仕分けも自動化が可能となります。

また、電子ファイルとして受信できるので紙のように物理的な保管スペースは不要で、必要な書類を探すときもファイル名などからすぐに検索できます。

FAX送信の場合は、作成した電子ファイルの帳票を紙で出力することなく、基幹システムやPCから電子ファイルのまま送信が可能です。さらに送信結果もメールで取得したり、システムで取り込んだりすることもできます。

FAXサービスを利用することでFAXの送受信とも、紙が不要になるだけではなく、インターネット環境さえあればテレワークの場合でもFAX業務が可能となります。

FAX受信をFAXサービスでペーパーレス化する方法

FAX受信をペーパーレス化するためにお客様側で必要なものは、電子化されたファイルを受信するためのメールアドレスだけです。FAX番号は弊社で用意しているので早ければ2営業日ほどでご利用が可能です。もし現在0120番号や0800番号の着信課金番号をご利用している場合は、同じFAX番号のままでFAXサービスへ移行しペーパーレス化していただけます。

基本的にはFAX番号1番号につき、受信用メールアドレス１つを紐付けが可能です。部署や支店など複数人でFAX受信したい場合はメーリングリストを登録いただくことも多いです。

電子化できるファイル形式は、PDFかTIFFから選択できます。

さらにOCRや電子ファイルの保管サービスと連携することで、データ入力や帳票保管も可能となります。